スマホ内線化の仕組みとは？メリット・デメリットと実現方法を解説

こんにちは！IT解決コラム編集部です。

テレワークの普及に伴い、「会社にかかってくる電話への対応」に課題を感じていませんか？担当者への取り次ぎが手間だったり、外出先から会社の番号で発信できなかったりすると、業務効率が落ちるだけでなく、ビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。

本記事では、スマホを内線化する仕組みから、具体的なメリット・デメリット、実現するための3つの方法までを分かりやすく解説します。自社に最適なサービスの選び方も紹介しますので、導入後の具体的なイメージを掴んでいただけるはずです。

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スマホの内線化とは？ビジネスフォンとの違い

スマホの内線化とは、個人のスマートフォンや社用スマホに専用のアプリなどをインストールすることで、ビジネスフォンの機能である「内線」「外線」「転送」などを利用できるようにする仕組みです。

従来のオフィスでは、ビジネスフォンと呼ばれる業務用の電話機が主流でした。これは、PBXという装置を社内に設置し、複数の外線と内線を効率的に管理するシステムです。社員はデスクに置かれた固定電話機を使って、内線通話で社員同士の無料通話を行ったり、かかってきた外線を担当者に取り次いだりしていました。

スマホ内線化は、このPBXの機能をクラウド上やアプリで実現することにより、スマートフォンをビジネスフォンの「子機」のように使えるようにします。これにより、オフィスにいるのと同じ感覚で、どこにいても会社の電話対応が可能になるのです。社員間の通話はもちろん内線扱いになり、自分のスマホから会社の代表番号で発信することもできます。

スマホを内線化する4つのメリット

スマホ内線化を導入することで、企業は具体的にどのような恩恵を受けられるのでしょうか。ここでは、代表的な4つのメリットを解説します。

メリット1：コスト削減につながる

スマホ内線化は、通信コストと設備コストの両面で削減効果が期待できます。

クラウドPBXなどのサービスを利用する場合、従来必要だったPBXの購入費用や設置工事費が不要になります。特に、オフィスの新設や移転、ビジネスフォンの入れ替えを検討している企業にとっては、初期投資を大きく抑えられる点が魅力です。ランニングコストは発生しますが、通話料の削減分や後述する業務効率の向上を考慮すると、トータルコストでメリットが大きくなるケースは多いです。

メリット2：業務効率が向上する

電話対応における非効率な業務を削減できる点も、大きなメリットです。

代表的なのが「電話の取り次ぎ」業務です。オフィスにかかってきた担当者宛の電話を、外出中やテレワーク中の本人へつなぐのは手間と時間がかかります。スマホ内線化を導入すれば、担当者のスマートフォンに直接着信させたり、簡単な操作で内線を転送したりできるため、取り次ぎの手間がほぼゼロになります。

さらに、多くのサービスでは、ビジネスチャットやWeb会議、在席状況確認といったコミュニケーションツールが統合されています。これにより、電話以外の方法でも迅速な情報共有が可能となり、組織全体の生産性向上に貢献します。

メリット3：多様な働き方に対応できる

スマートフォンがビジネスフォンとして機能することで、社員は場所にとらわれずに電話業務を行えるようになります。これは、テレワークや在宅勤務、サテライトオフィスでの勤務といった多様な働き方を推進することができます。

通勤が困難な従業員や、育児・介護と仕事を両立したい在宅勤務希望者にも、オフィス勤務と変わらない電話対応が可能です。優秀な人材の確保や離職率の低下にもつながるでしょう。

また、地震や台風などの自然災害が発生し、出社が困難な状況でも、自宅から事業を継続できるため、BCP（事業継続計画）対策としても非常に有効です。

メリット4：電話の機会損失を防ぐ

顧客からの電話は、重要なビジネスチャンスです。しかし、「担当者が不在で何度も電話をかけ直してもらう」「取り次ぎに時間がかかり顧客を待たせてしまう」といった状況は、顧客満足度の低下や機会損失に直結します。

スマホ内線化を導入すれば、担当者が外出中やテレワーク中でも、オフィスにいるのと同様に直接電話がつながります。これにより、顧客からの問い合わせに迅速かつスムーズに対応できるようになり、電話の取りこぼしによる機会損失のリスクを大幅に低減できます。結果として、顧客満足度の向上や売上アップにも貢献するでしょう。

導入前に知っておきたいスマホ内線化のデメリット・注意点

多くのメリットがあるスマホ内線化ですが、導入前に把握しておくべきデメリットや注意点も存在します。ここでは3つのポイントを解説します。

デメリット1：音質が通信環境に依存する

スマホ内線化は、インターネット回線を利用して音声通話を行います。そのため、Wi-Fiやモバイル回線（4G/5G）の電波状況が悪い場所では、通話品質が不安定になる可能性があります。音声が途切れたり、遅延が発生したりすることもあり、重要な顧客との通話に支障をきたすリスクも考えられます。

対策としては、安定したインターネット環境を確保することが基本です。オフィスでは業務用の高品質なWi-Fi環境を整備し、テレワークを行う従業員には、光回線などの安定した通信環境を推奨する必要があります。

デメリット2：ランニングコストがかかる

クラウドPBXなどのサービスを利用する場合、初期費用が抑えられる一方で、月額の利用料金（ランニングコスト）が発生します。料金体系は、利用するユーザー数や機能に応じて変動するのが一般的です。

ただし、前述の通り、ビジネスフォンを新規で購入・設置する際の初期費用や、通話料の削減効果を考慮に入れると、トータルコストではスマホ内線化と大きく変わらない可能性もあります。導入を検討する際は、目先の月額料金だけでなく、長期的な視点でコストパフォーマンスを比較することが重要です。

デメリット3：スマホのバッテリーを消費する

スマホ内線化を利用するには、専用のアプリをバックグラウンドで常に起動させておく必要があります。これにより、いつでも電話を受けられる状態を保つためです。

その結果、スマートフォンのバッテリー消費量が通常よりも早まる傾向があります。特に、外出先で長時間活動する営業担当者などは、モバイルバッテリーを携帯するなどの対策が必要になるかもしれません。業務に支障が出ないよう、従業員へ事前に周知し、対策を促すことが望ましいでしょう。

スマホを内線化する3つの実現方法と仕組み

スマホを内線化するには、主に3つの方法があります。それぞれの仕組みや特徴が異なるため、自社の状況に合った方法を選ぶことが大切です。

実現方法	仕組みの概要	メリット	デメリット	こんな企業におすすめ
1. クラウドPBX	インターネット上のサーバー（クラウド）にPBX機能を構築し、スマホアプリで接続する	PBXが不要で初期費用を抑えられる。 場所を問わず利用できる。 機能の追加や拡張が容易。	月額費用がかかる。 通信環境に音質が依存する。	テレワークを本格導入したい企業。 複数拠点を持つ企業。 スモールスタートしたい企業。
2. FMCサービス	携帯キャリアが提供し、ビジネスフォンと携帯電話網を直接連携させる	キャリアの回線で通話品質が安定。 携帯電話とセットでコスト管理がしやすい。	利用できるキャリアが限定される。 クラウドPBXより機能が少ない場合がある。	社員の携帯キャリアが統一されている企業。 通話品質を最優先したい企業。
3. アダプター設置	既存のビジネスフォン（PBX）に専用アダプターを接続し、スマホと連携させる	既存の設備や電話番号を活かせる。 インターネット障害時も社内通話は可能。	PBXが老朽化していると導入できない。 アダプターの購入費用がかかる。	既存のビジネスフォンをまだ使いたい企業。 オフィス勤務が中心の企業。

1. クラウドPBX

現在、スマホ内線化の最も主流な方法です。インターネット上のクラウドサーバーに仮想的なPBXを構築し、ユーザーはスマートフォンに専用アプリをインストールして利用します。

社内に物理的なPBXを設置する必要がないため、導入コストを大幅に抑えられ、スピーディーな導入が可能です。また、アカウントを追加するだけで利用者を簡単に増やせるため、事業規模の拡大にも柔軟に対応できます。通話録音やIVR（自動音声応答）、CRM（顧客管理システム）連携など、豊富な機能をオプションで追加できる拡張性の高さも魅力です。

2. FMC（Fixed-Mobile Convergence）サービス

FMCとは、固定電話（Fixed）と携帯電話（Mobile）を融合（Convergence）させるという意味の言葉です。主に大手携帯キャリアが提供しており、自社の携帯電話網とビジネスフォンシステムを連携させることでスマホの内線化を実現します。

最大のメリットは、キャリアの安定した音声通話回線を利用するため、通話品質が高い点です。インターネット回線を経由するクラウドPBXと比較して、音声の途切れや遅延が起こりにくいとされています。社員が利用する携帯電話を特定のキャリアで統一している企業にとっては、導入しやすい選択肢となるでしょう。

3. ビジネスフォン（主装置）にアダプターを設置

現在オフィスで利用しているビジネスフォン（PBX）はそのままに、専用のアダプター（ゲートウェイ）を追加で設置する方法です。このアダプターが、社内のPBXとインターネット回線、そして社員のスマートフォンを中継する役割を果たします。

既存の電話番号やビジネスフォンの設備を活かせるため、これまでの運用を大きく変えずにスマホ連携を追加したい場合に適しています。ただし、連携できるPBXの機種が限られていたり、PBX自体が老朽化している場合は導入が難しかったりする点には注意が必要です。

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スマホ内線化サービスの選び方5つのポイント

自社に最適なサービスを選ぶためには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。ここでは、選定時に確認すべき5つのポイントを紹介します。

ポイント1：必要な機能が揃っているか

まずは、自社の業務に必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。スマホ内線化サービスには、基本的な通話機能以外にも様々な付加機能があります。

• IVR（自動音声応答）： 「〇〇の方は1番を」といった自動アナウンスで着信を振り分ける機能
• 通話録音： コンプライアンス対策や応対品質の向上に役立つ
• CRM/SFA連携： 顧客情報や営業活動履歴と電話を連携させる機能
• ビジネスチャット： テキストでのスピーディーな情報共有が可能
• Web電話帳： 全社で顧客の連絡先を共有・管理できる

すべての機能が必要なわけではありません。「なぜスマホ内線化をしたいのか」という目的を明確にし、課題解決に必要な機能をリストアップして過不足がないかを確認することが重要です。

ポイント2：費用は予算内に収まるか

サービスの費用は、「初期費用」と「月額料金」の2つから構成されます。

• 初期費用： 契約時に発生する費用。サービスによっては無料の場合もあります。
• 月額料金： 毎月支払う費用。基本料金に加え、利用するユーザー数（ID数）やオプション機能に応じて変動します。

料金体系はサービスによって様々です。単純な月額料金の安さだけでなく、初期費用を含めたトータルコストで比較検討することが失敗しないためのポイントです。また、最低利用期間や解約条件も事前に確認しておきましょう。

ポイント3：操作性は分かりやすいか

どんなに高機能なサービスでも、従業員が使いこなせなければ意味がありません。特に、ITツールに不慣れな従業員が多い場合は、誰でも直感的に使えるシンプルな操作性が求められます。

スマートフォンのアプリ画面や、設定を行う管理者向けの管理画面が分かりやすいかどうかは、重要な選定基準です。多くのサービスでは無料トライアル期間が設けられています。本格導入の前に複数人で試用し、実際の使い勝手を確認することをおすすめします。

ポイント4：サポート体制は充実しているか

導入時の初期設定や、利用開始後にトラブルが発生した際のサポート体制も必ず確認しましょう。

• 導入時の設定はサポートしてもらえるか？
• 電話やメールでの問い合わせ窓口はあるか？
• 対応時間は平日のみか、土日祝日も対応しているか？
• マニュアルやFAQサイトは整備されているか？

特に、社内に情報システム部門がない企業の場合、導入から設定、保守までを一貫してサポートしてくれる業者を選ぶと安心です。専門的な知識がなくても、スムーズに導入・運用を進めることができます。

ポイント5：セキュリティ対策は万全か

スマートフォンで会社の電話番号を利用するということは、顧客情報や社内の機密情報を取り扱うことになります。そのため、セキュリティ対策が万全であることは必須条件です。

• 通信の暗号化： 通話内容が盗聴されないよう、通信が暗号化されているか。
• 端末の紛失・盗難対策： 遠隔でデータをロック・消去する機能（MDM）と連携できるか。
• 不正アクセス対策： 第三者による不正なアクセスを防ぐ仕組みがあるか。

どのようなセキュリティ対策を講じているかを公式サイトや資料で確認し、信頼できるサービスを選びましょう。

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弊社おすすめのビジネスフォンメーカー3選

弊社では、お客様の多様なニーズにお応えするため、国内の主要なビジネスフォンメーカーをすべて取り扱っております。その中でも、多くのお客様にご導入いただき、自信を持っておすすめできるのが「ナカヨ」「サクサ」「NTT」の3社です。 それぞれのメーカーが持つ強みや特徴を解説しますので、機器選定の参考にしてください。

①ナカヨ｜高い信頼性と業種特化の機能性が魅力

ナカヨは、長年の実績を持つ老舗メーカーであり、故障が少なく堅牢な製品品質に定評があります。シンプルな操作性で誰でも使いやすいだけでなく、ホテルや介護施設向けの専門機能など、特定の業種に特化したソリューションが豊富な点も強みです。長期的に安心して利用できる信頼性を求める企業におすすめです。

②サクサ｜中小企業のニーズに応えるコストパフォーマンス

サクサは、特に中小企業から高い支持を得ているメーカーです。その理由は、ビジネスに必要な機能を網羅しつつ、導入しやすい価格帯を実現した優れたコストパフォーマンスにあります。セキュリティ機能との連携にも強く、コストを抑えながら業務効率化とオフィスの安全対策を両立させたい企業に最適です。

③NTT｜圧倒的なブランド力と通信サービスとの連携による安心感

NTTのビジネスフォンは、その圧倒的なブランド力と信頼性が最大の魅力です。自社で提供する「ひかり電話」などの通信回線とセットで導入できるため、機器からインフラまでまとめて相談・契約が可能です。全国を網羅する手厚いサポート体制も整っており、導入後の安心感を最も重視する企業におすすめです。

※NTTのビジネスフォンは、基本的な主装置・電話機は「NTT東日本」と「NTT西日本」で同じシリーズですが、提供されるサービス内容に若干違いがある場合があります。
参考：NTT東日本、NTT西日本

スマホ内線化の導入に関するよくある質問

最後に、スマホ内線化の導入を検討されているお客様からよく寄せられる質問とその回答をご紹介します。

Q1. 個人のスマホをそのまま使えますか？

A. はい、多くのサービスで可能です。

専用アプリをインストールするだけで利用できるサービスがほとんどです。これはBYOD（Bring Your Own Device）と呼ばれ、会社が従業員に業務用端末を支給する必要がないため、端末購入コストを削減できるメリットがあります。

ただし、個人端末を業務利用する際は、情報漏洩のリスク管理や、業務利用とプライベート利用の線引きなど、明確なルール作りが重要になります。

Q2. 導入までどのくらいの期間がかかりますか？

A. サービスや規模によりますが、クラウドPBXの場合は最短数日〜1週間程度で利用開始できるケースが多いです。

物理的な工事が不要なため、スピーディーに導入できるのがクラウドPBXの特長です。一方で、アダプターを設置する方法や、大規模な導入の場合は、設定や工事に数週間かかる場合もあります。希望する利用開始時期に合わせて、余裕を持ったスケジュールで検討を進めることをおすすめします。

Q3. 03や06などの市外局番は使えますか？

A. はい、多くのサービスで利用可能です。

現在お使いの会社の電話番号をそのまま引き継いで利用できる「番号ポータビリティ」に対応したサービスも数多く存在します。これにより、電話番号を変更することなく、取引先や顧客に周知する手間をかけずにスマホ内線化へ移行できます。

ただし、利用できる番号の種類や番号ポータビリティの可否は、サービスによって条件が異なります。詳細については、ぜひ一度、ＭＪＥにご相談ください。

まとめ｜自社に合ったスマホ内線化で業務効率を改善しよう

この記事では、スマホ内線化の仕組みからメリット・デメリット、実現方法、そしてサービスの選び方までを網羅的に解説しました。

スマホの内線化は、単に電話対応を便利にするだけでなく、コスト削減、業務効率化、多様な働き方の実現、そして機会損失の防止にまで貢献する、非常に有効なソリューションです。成功の鍵は、自社の規模や業務内容、将来の展望を見据え、最適な方法・サービスを選択することにあります。

スマホ内線化のご相談は、ワンストップサポートのＭＪＥへ

スマホ内線化の導入を検討している企業担当者様へ。

このようにお考えでしたら、ぜひ一度弊社にご相談ください。

ＭＪＥでは、ナカヨ、サクサ、NTTをはじめ、国内主要メーカーのビジネスフォンを取り扱っております。そのため、特定のメーカーに偏ることなく、お客様の状況やご要望に最適なプランをご提案することが可能です。まずは、ささいなご質問からでも結構です。お気軽にお問い合わせください。

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