【知らないと損！】複合機のリース期間の決め方と注意点をわかりやすく解説！

 こんにちは！IT解決コラム編集部です。

オフィスや店舗で欠かせない複合機・コピー機ですが、購入すると数十万～数百万円の費用がかかります。そのため、多くの企業が初期費用を抑えられるリース契約を利用しています。

とはいえ、いざ契約するとなると「リース期間は何年がいいんだろう？」「期間ごとのリース料率はどのくらい違うの？」といった疑問をもつご担当者も少なくありません。
リース期間の決め方によっては、思っていたよりコストがかさんだり、契約中に機器が古くなって使いづらくなる…なんてこともあるので、注意が必要です。

そこで本記事では、複合機のリース期間をどう決めればいいのか、目安や注意点をわかりやすく解説します。契約後に「こんなはずじゃなかった」と後悔しないためにも、ぜひ参考にしてください。

一般的な複合機・コピー機のリース期間はどのくらい？

リース期間は一般的に5年

複合機・コピー機のリース期間は、一般的に「5年」で契約されることが多くなっています。これは、法定耐用年数が5年とされていることに加え、多くのメーカーが製品の寿命を5年程度に設定しているためです。

また、5年ほど使い続けると、徐々に性能が落ちてくることもあり、ちょうど入れ替えを検討しやすい時期でもあります。そのため、オフィスの運用面でも無理なく更新しやすいと言えます。

複合機・コピー機の法定耐用年数や寿命について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：複合機の耐用年数は何年？減価償却の計算方法をわかりやすく解説！
関連記事：複合機の寿命は何年？寿命を延ばす方法と買い替えタイミングを解説

リース期間の決め方と注意点

複合機・コピー機のリース契約を結ぶ際は、リース期間を慎重に選ぶことが大切です。

リース期間が長すぎると最新機種への切り替えがしづらくなり、短すぎると月々の負担が大きくなるため、バランスを考える必要があります。

契約期間を決める際は、自社の印刷枚数や使用予定年数を踏まえ、バランスの取れたリース期間を設定することが重要です。

ここでは、リース期間を決める際のポイントや注意点について解説します。

月の利用枚数（使用頻度）を考慮する

リース期間を決めるうえで大切なのが「毎月どのくらい印刷するかを把握すること」です。

使用頻度によって、複合機の負荷や劣化スピードが変わるため、印刷量に見合ったリース期間を設定することが大切です。

規模別の月間印刷枚数の目安

印刷枚数とリース期間の関係

複合機・コピー機の耐用枚数は、一般的に約300万枚程度といわれています。たとえば5年間のリース契約でこの枚数を使い切ると仮定した場合、月間の印刷枚数は約5万枚、営業日を月20日とすると1日あたり約2,500枚の印刷が必要になります。

印刷量が多ければ多いほど、機器への負荷も大きくなり、想定より早く部品の摩耗や性能低下が起きる可能性があります。

そのため、月に5万枚以上の印刷が見込まれる場合は、機器の消耗リスクを考慮して短めのリース期間を検討するのが現実的です。一方で、印刷枚数が少ない場合は、長めのリース期間を選ぶことで月額リース料金を抑えやすくなる傾向があります。

一般的に、リース期間が長くなるほど1カ月あたりのコストは割安になるとされているため、印刷頻度とコストのバランスをふまえた契約期間の設定が大切です。

利用年数に合わせて設定する

リース期間を決める際は、複合機・コピー機を何年使う予定かを明確にすることが大切です。導入目的や事業計画をふまえ、自社にとって無理のない期間を選びましょう。

標準的なリース期間の目安

一般的なリース期間は、3年・5年・7年が中心です。

• 3年リース：新規事業やお試し導入など、短期的な利用に向いています。
• 5年リース：もっとも多く選ばれている標準的なプランで、費用と使用期間のバランスが取りやすいのが特徴です。
• 7年リース：できるだけ月額コストを抑えたい場合や、長く使い続ける予定がある場合に検討されます。

短期間の利用が前提の場合

使用期間があらかじめ決まっている場合は、その期間に合わせたリース契約を結ぶことでコストの無駄を抑えやすくなります。

たとえば、新規事業や期間限定プロジェクトなどでは、長期リースではなく、3年など短めの契約を選ぶほうが柔軟に対応しやすくなります。

契約終了時には、再リースや機種の入れ替え、買い替えといった選択肢も検討できます。

月額コストとのバランスを見る

複合機・コピー機のリース契約では、契約期間によってリース料率（実質的な利息のようなもの）が異なります。

一般的には、リース期間が短いほどリース料率が高く、月額の支払いは高くなります。一方で、リース期間が長くなると月額料金は下がるものの、支払総額は増える傾向があります。

一般的なリース料率の目安は以下になります。

• 3年リース：3.1～3.2％
• 4年リース：2.5～2.6％
• 5年リース：1.9～2.0％
• 6年リース：1.6～1.7％
• 7年リース：1.3～1.4％

※リース会社やメーカーによって異なる場合があります。

仮に200万円の複合機・コピー機を導入する想定で、3年リースと7年リースの総額シミュレーションを比較すると以下のようになります。

3年リース（料率3.1％）の場合

本体価格：2,000,000円
月額リース料金：2,000,000円×3.1%＝62,000円
支払い総額：62,000円×36ヶ月＝2,232,000円

7年リース（料率1.4％）の場合

本体価格：2,000,000円
月額リース料金：2,000,000円×1.4%＝28,000円
支払い総額：28,000円×84ヶ月×7年＝2,352,000円

上記のように、3年リースと7年リースを比較すると、7年リースのほうが月額では34,000円安くなりますが、支払い総額では120,000円も高くなりました。このように長期契約を結んだ場合、総額が高くなる傾向があります。

そのため、リース期間を決める際は、月々の負担だけでなく、最終的な総額も考慮し、自社の予算や利用状況に合わせて慎重に選びましょう。

リース終了後の選択肢

複合機・コピー機のリース契約が終了したあとは、その後どうするかを検討する必要があります。
主な選択肢としては、以下の3つが挙げられます。

• 新しい機種へ入れ替える
• 再リースを結んで継続利用する
• 機器を返却する

どの選択肢が適しているかは、現在の使い方や今後の業務環境、コスト面などをふまえて判断するのがよいでしょう。ここでは、それぞれの選択肢の特徴について詳しくご紹介します。

新しい機種に入れ替える

リース契約が満了したタイミングで、複合機を新しい機種に入れ替える企業は少なくありません。

最新機種に切り替えることで、印刷速度の向上やスキャン機能の強化など、業務効率の改善が期待できます。
特に、以下のような点で、近年のモデルは旧型と比べて性能が進化しています。

• 印刷速度
• スキャンの精度や速度
• クラウドサービスとの連携機能
• 起動時間
• 省エネ性能

長く使い続けた複合機は、経年劣化による動作の遅れや、修理・メンテナンスの頻度が増えることがあります。こうした負担を軽減したい場合は、最新の機種に入れ替えることで、より快適に使い続けられるようになります。

再リースを結んで継続利用する

現在使用している複合機・コピー機を引き続き利用したい場合は、リース会社と再リース契約を結ぶことができます。

再リースの最大のメリットは、コストを大幅に抑えられる点です。一般的に、再リースでは、これまでのリース料金の約10分の1の費用で契約を継続できるとされており、新規リースに比べて月々の負担を軽くできます。

例えば、月額リース料金が15,000円だった機器の場合、再リースでは月1,500円前後で契約できるケースもあります。そのため、コストを抑えながら引き続き同じ機器を利用したい場合には、おすすめの選択肢といえるでしょう。

再リースの注意点

再リース契約は通常1年単位の更新となるため、長期利用を前提とした契約ではない点に注意が必要です。

また、長く使ってきた複合機は、部品の摩耗や経年劣化による故障のリスクが高まります。印刷品質の低下や修理頻度の増加が気になる場合は、無理に使い続けず、新しい機種への入れ替えを検討するのも一つの方法です。

このように、再リースを検討する際は、コストだけでなく、機器の状態もふまえて判断することが大切です。

複合機の再リースに関する詳しい情報は、以下の記事でもご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

関連記事：【完全ガイド】複合機の再リースとは？料金やメリット・デメリットを解説

機器を返却する

リース契約が満了し、複合機・コピー機が不要になった場合は、リース会社へ機器を返却する必要があります。

リース契約では機器の所有権がリース会社にあるため、契約が終わっても勝手に処分することはできません。そのため、契約満了後はリース会社の指示に従い、返却の手続きを進める必要があります。

また、返却時には輸送費などの費用がかかることが一般的で、目安としては20,000～30,000円ほどの費用がかかることもあります。
ただし、金額はリース会社や設置環境（階数・地域など）によって異なるため、契約時にあらかじめ確認しておくと安心です。

まとめ

いかがでしたか？

今回は、複合機のリース期間の決め方や注意点、リース終了後の選択肢について解説しました。

リース期間を選ぶときは、印刷枚数・使用予定年数・コストのバランスをふまえて、自社の運用に合った期間を検討することが大切です。

今回の記事のポイントをまとめると、以下の通りです。

リース契約は数年単位の長期にわたるため、事前にしっかりと見通しを立てたうえで契約期間を決めることが重要です。適切なリース期間を設定することで、コストを最適化しながら、快適なオフィス環境を維持できます。

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