こんにちは！IT解決コラム編集部です。
オフィスや店舗で欠かせない複合機・コピー機ですが、購入すると数十万～数百万円の費用がかかるため、多くの企業が初期費用を抑えられるリース契約を利用しています。
とはいえ、いざ契約するとなると「リース期間は何年がいいんだろう？」「期間ごとのリース料率はどのくらい違うの？」といった疑問をもつ方も少なくありません。
そこで本記事では、複合機のリース期間をどう決めればいいのか、目安や注意点をわかりやすく解説します。契約後に「こんなはずじゃなかった」と後悔しないためにも、ぜひ参考にしてください。
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IT解決コラム編集部 https://mjeinc.co.jp/
一般的な複合機・コピー機のリース期間はどのくらい？
リース期間は一般的に「5年」
複合機・コピー機のリース期間は大体3～7年ですが、一般的に「5年」で契約されることが多いです。これは、法定耐用年数が5年とされていることに加え、多くのメーカーが複合機の製品寿命を5年程度に設定しているためです。
法定耐用年数とは、会社の資産が「何年くらい使えるか」を国が決めた目安の年数のことで、その年数をもとに減価償却の計算が行われます。
実際に、5年ほど使うと徐々に印刷品質の劣化や動作の遅れなどが表れることがあります。そのため、5年目は入れ替えを検討するタイミングとしてちょうどよい時期とも言えるでしょう。
もともとリース期間には、法定耐用年数をもとにした目安（3～6年）がありますが、近年では機器の耐久性が向上しているため最長7年のリースが可能なリース会社も増えてきています。
リース期間の決め方と注意点
複合機・コピー機のリース契約を結ぶ際は、リース期間を慎重に選ぶことが大切です。
リース期間が長すぎると最新機種への切り替えがしづらくなり、短すぎると月々の負担が大きくなります。そのため、自社の印刷枚数や使用予定年数を踏まえたうえで、コストと運用効率のバランスが取れた期間を選ぶことが大切です。
ここでは、リース期間を決める際のポイントや注意点について解説します。
月額コストとのバランスを見る
複合機・コピー機のリース契約では、契約期間によってリース料率（実質的な利息のようなもの）が異なります。
一般的には、リース期間が短いほどリース料率が高く、月額の支払いは高くなります。一方で、リース期間が長くなると月額料金は下がるものの、支払総額は増える傾向があります。
一般的なリース料率の目安は以下になります。
- 3年リース：3.1～3.2％
- 4年リース：2.5～2.6％
- 5年リース：1.9～2.0％
- 6年リース：1.6～1.7％
- 7年リース：1.3～1.4％
※リース会社やメーカーによって異なる場合があります。
仮に200万円の複合機・コピー機を導入する想定で、3年リースと7年リースの総額シミュレーションを比較すると以下のようになります。
3年リース（料率3.1％）の場合
本体価格：2,000,000円
月額リース料金：2,000,000円×3.1%＝62,000円
支払い総額：62,000円×36ヶ月＝2,232,000円
7年リース（料率1.4％）の場合
本体価格：2,000,000円
月額リース料金：2,000,000円×1.4%＝28,000円
支払い総額：28,000円×84ヶ月×7年＝2,352,000円
上記のように、3年リースと7年リースを比較すると、7年リースのほうが月額では34,000円安くなりますが、支払い総額では120,000円も高くなりました。このように長期契約を結んだ場合、総額が高くなる傾向があります。
そのため、リース期間を決める際は、月々の負担だけでなく、最終的な総額も考慮し、自社の予算や利用状況に合わせて慎重に選びましょう。
月の利用枚数（使用頻度）を考慮する
リース期間を決めるうえで、月間の印刷枚数を把握しておくことも大切なポイントです。なぜなら、印刷量が多いほど複合機の負荷が大きくなり、摩耗や故障のリスクも高くなるからです。
複合機・コピー機の耐用枚数は、一般的に約300万枚程度といわれています。
たとえば5年間のリース契約でこの枚数を使い切ると仮定した場合、月間印刷枚数は約5万枚、1日（20営業日換算）あたり約2,500枚の印刷に相当します。
実際にはここまで大量に印刷するケースは少ないですが、この試算を超えるような高頻度の印刷が想定される場合は、リース期間をやや短めに設定し、機器の劣化や更新コストを最小限に抑える運用が現実的です。
反対に、印刷頻度がそれほど高くない場合は、5年〜7年の長期リースでコストを抑える選択肢も有効です。
以下に規模別の月間印刷枚数の目安をまとめました。
規模別の月間印刷枚数の目安
| 利用シーン （従業員数） | SOHO・個人事業主 (1～5名程度) | 一般的な事務 (3～10名程度) | 印刷量の多い業態 (20名以上) |
| 月間印刷枚数(目安) | ～3,000枚 | ～6,000枚 | 6,000枚～ |
| 印刷速度(目安) | ～20枚/分 | ～30枚/分 | 40枚/分～ |
短期／長期契約のメリット・デメリットを考える
短期契約と長期契約それぞれにメリット・デメリットがあるため、導入の目的や事業計画に沿って自社にとって無理のない契約期間を選ぶようにしましょう。
複合機・コピー機を何年使う予定かがある程度決まっている場合は、その使用期間をふまえてリース期間を検討してもいいでしょう。
リース期間が短い（3～4年）メリット・デメリット
短期契約のメリット
- 常にほぼ最新機種の複合機を利用できる
- 故障や経年劣化のリスクが低い
短期契約のデメリット
- 月々のリース料が高額
リース期間が長い（6～7年）メリット・デメリット
長期契約のメリット
- 月々のリース料が低く抑えられる
- 長期間、同じ機器を使えて、入れ替えの手間が減る
- ハイスペックの複合機・コピー機も導入しやすい
長期契約のデメリット
- リース期間中に故障やトラブルが発生するリスクが高くなる
リース契約は基本的に途中解約ができません。途中で不要になった場合でも、残りのリース料金を支払う必要があるため、契約前によく検討しましょう。
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リース終了後の選択肢
複合機・コピー機のリース契約が終了したあとは、その後どうするかを検討する必要があります。
主な選択肢としては、以下の3つが挙げられます。
- 新しい機種へ入れ替える
- 再リースを結んで継続利用する
- 機器を返却する
どの選択肢が適しているかは、現在の使い方や今後の業務環境、コスト面などをふまえて判断するのがよいでしょう。ここでは、それぞれの選択肢の特徴について詳しくご紹介します。
新しい機種に入れ替える
リース契約が満了したタイミングで、複合機を新しい機種に入れ替える企業は少なくありません。
最新機種に切り替えることで、印刷速度の向上やスキャン機能の強化など、業務効率の改善が期待できます。
特に、以下のような点で、近年のモデルは旧型と比べて性能が進化しています。
- 印刷速度
- スキャンの精度や速度
- クラウドサービスとの連携機能
- 起動時間
- 省エネ性能
長く使い続けた複合機は、経年劣化による動作の遅れや、修理・メンテナンスの頻度が増えることがあります。こうした負担を軽減したい場合は、最新の機種に入れ替えることで、より快適に使い続けられるようになります。
再リースを結んで継続利用する
現在使用している複合機・コピー機を引き続き利用したい場合は、リース会社と再リース契約を結ぶことができます。
再リースの最大のメリットは、コストを大幅に抑えられる点です。一般的に、再リースでは、これまでのリース料金の約10分の1の費用で契約を継続できるとされており、新規リースに比べて月々の負担を軽くできます。
例えば、月額リース料金が15,000円だった機器の場合、再リースでは月1,500円前後で契約できるケースもあります。そのため、コストを抑えながら引き続き同じ機器を利用したい場合には、おすすめの選択肢といえるでしょう。
再リースの注意点
再リース契約は通常1年単位の更新となるため、長期利用を前提とした契約ではない点に注意が必要です。
また、長く使ってきた複合機は、部品の摩耗や経年劣化による故障のリスクが高まります。印刷品質の低下や修理頻度の増加が気になる場合は、無理に使い続けず、新しい機種への入れ替えを検討するのも一つの方法です。
このように、再リースを検討する際は、コストだけでなく、機器の状態もふまえて判断することが大切です。
複合機の再リースに関する詳しい情報は、以下の記事でもご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
関連記事：【完全ガイド】複合機の再リースとは？料金やメリット・デメリットを解説
機器を返却する
リース契約が満了し、複合機・コピー機が不要になった場合は、リース会社へ機器を返却する必要があります。
リース契約では機器の所有権がリース会社にあるため、契約が終わっても勝手に処分することはできません。そのため、契約満了後はリース会社の指示に従い、返却の手続きを進める必要があります。
また、返却時には輸送費などの費用がかかることが一般的で、目安としては20,000～30,000円ほどの費用がかかることもあります。
ただし、金額はリース会社や設置環境（階数・地域など）によって異なるため、契約時にあらかじめ確認しておくと安心です。
複合機・コピー機の返却後に新しい機種を導入する予定がある場合は、業務に支障が出ないよう、事前に準備や入れ替えのスケジュールを調整しておきましょう！
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まとめ
いかがでしたか？
今回は、複合機のリース期間の決め方や注意点、リース終了後の選択肢について解説しました。
リース期間を選ぶときは、印刷枚数・使用予定年数・コストのバランスをふまえて、自社の運用に合った期間を検討することが大切です。
今回の記事のポイントをまとめると、以下の通りです。
●コストとのバランスを見る
長期契約は月額が安くなりますが、総額は高くなる傾向があります。
●印刷枚数をふまえて期間を選ぶ
印刷が多い場合は短期リース、少ない場合は長期リースが向いています。
●使用期間に合わせて契約する
短期と長期それぞれにメリット・デメリットがあるため、無理のない契約年数を選びましょう。
●リース終了後は3つの選択肢
入れ替え・再リース・返却のいずれか。返却時は輸送費などの費用に注意が必要です。
リース契約は数年単位の長期にわたるため、事前にしっかりと見通しを立てたうえで契約期間を決めることが重要です。適切なリース期間を設定することで、コストを最適化しながら、快適なオフィス環境を維持できます。
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