こんにちは。IT解決コラム編集部です。
当ブログでは過去に様々な中小企業のIT解決のための記事を書いてきました。
そんな今日のテーマは、「あなたの会社はメーラーの統一ができていますか？」ということについて執筆させていただきます。
いきなりですが、下記のようなお悩みを抱えているご担当者はいらっしゃいませんでしょうか？
- 情報システム担当として、社内に複数のメーラーが存在している
- 社内のメーラーを統一しようとしているが部署によっては納得してもらえない
- どの社員がどのメーラーを使っているか把握するのが面倒
- 一括管理をしたい
会社で用いられるメーラー（メールクライアント）は様々です。多くの会社では1つのメーラーに統一していることが多いですが、一部の会社では複数のメーラーを使用している場合があります。
今回の記事ではメーラー(※メールクライアントと同義)を1本に統一するメリットとデメリットを踏まえ、最後には弊社の現在の課題も交え今後どういった施策を打っていくべきかご紹介をさせていただきます。
- メーラーを1本に統一するメリットとは？
- メーラーを1本に統一するデメリットとは？
- 現在の弊社の課題
それでは上から順に解説をしていきます。
メーラーを1本に統一するメリットとは？
1本に統一するメリットを簡単に箇条書きすると下記の通りです。
- 研修・教育の効率化
- ITサポートの効率化
- 情報管理の一元化
それぞれ深掘りをしていきます。
研修・教育の効率化
新人研修で、全員が同じメーラーを使用していると教育が効率的に進行します。
教える側は、異なるメーラーの操作方法を毎回覚える必要がなくなりますし、個別に異なるメーラーの使い方を教える手間が省け、研修時間の短縮や人員の効率的な配置が可能になります。
ITサポートの効率化
全員が同じメーラーを使用している場合、ITサポートチームが特定の問題に対処する際に、特定のメーラーに関する問題解決策を早急に見つけ出すことが可能になります。
これは、問題解決のスピードを上げるだけでなく、ITチームの業務負担を軽減することが期待できます。
情報管理の一元化
全社員が同じメーラーを使用すると、メールとその添付ファイルの一元的な管理が可能になります。
また、統一させることでセキュリティレベルの足並みを揃えることができます。
例えば、サンダーバードをお使いであれば、オープンソースということもあり、セキュリティ機能が標準装備されていないため、別途対策が必要になります。
こういったこともありますので、セキュリティレベルが高いGmailなどに統一することで、情報漏洩のリスクを軽減し、情報セキュリティの強化に繋げることができます。
メーラーを1本に統一するデメリットとは？
デメリットを箇条書きでいくつかピックアップをさせていただくと下記の通りです。
- 移行の困難さ
- 学習コストが高い場合がある
- 機能の制約
それぞれ深掘りをしていきます。
移行の困難さ
全社員が同じメーラーを使用するためには、既存のメーラーから新しいメーラーへの移行が必要となります。
これには時間とリソースが必要となり、特に大規模な組織ではこの移行プロセスが複雑になる可能性があります。
また、すべてのメールデータや設定を新しいメーラーに正確に移行することは困難である場合も多く、データの紛失やエラーが発生するリスクがあります。
学習コストが高い場合がある
例えば「Thunderbird」や「Outlook」の操作に慣れている社員が突然Gmailに切り替える必要があると、今までメールソフトを立ち上げていたのがGmailの場合はブラウザで操作をすることになるなど、慣れない間は使い勝手が悪くなる場合が考えられます。
そのため一時的な生産性の低下を招く可能性は大いにありそうです。
機能の制約
一部のスタッフが特定の機能やユーザーインターフェースを必要としている場合、一本化されたメーラーがその機能を解放していないと結局複数のメーラーが混在してしまうことになります。
そのため弊社では別ドメインを用いたサービスがあるのですが、そのメールアドレスのみGmailでの操作ができないので現状1本化できていない課題があります。
現在の弊社の課題について
先ほど弊社の課題について触れさせていただきましたが、現在弊社では「Gmail」「Thunderbird」「Outlook」の合計3つが部署によって混在してしまっています。
さらにその課題について深掘りをしていくと下記の通りです。
- Thunderbirdはオープンソースソフトウェアということからセキュリティに不安がある
- OutlookやThunderbirdはCドライブにデータが増え続け、容量を圧迫してしまう
これらの理由から、将来的には「Gmailに統一する」予定でして具体的な施策として、契約期日の観点もあってGmailに完全移行予定です。
とはいえ、簡単に「移行します！」と言っても様々な課題や障壁があるのは避けられません。
「Outlookしかできないこと」「Thunderbirdにしかできないこと」を洗い出し、それらの課題を1つずつ潰して時間をかけて移行できればと情報システム部では考えています。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
これらのことから会社でメーラーを1本に統一することは、コミュニケーションの効率化、研修・教育の効率向上、ITサポートの負担軽減、そして情報管理の強化といった面で大いにメリットがあることがわかります。
とはいえ様々な課題もありますので、まずは本記事では移管までの導入部分ということでご紹介をさせていただきました。
弊社の場合、どのようにして統一を図ったかなどまた経過を改めてアウトプットを交えて共有させて頂ければと思います！
2023年11月追記：アンケート調査をした結果について新記事を公開しました！
第2弾の「【アンケート調査】当社のメールソフト使用状況に関する驚きの回答結果！」を公開しました！
メーラー統一について弊社の動きをご紹介しておりますので、メーラー1本化の動きを目指している法人様がありましたら是非ご参考ください。
