こんにちは！IT解決コラム編集部です。
複合機・コピー機の処分には、自治体の粗大ごみ回収やリサイクル業者への買取依頼など、さまざまな方法がありますが、現在処分を検討中のご担当者の中で以下のようなお悩みはありませんか？
- リース契約の複合機・コピー機、どうやって処分すればいいの？
- 古い複合機・コピー機を処分したいけど費用や方法が分からなくて困っている
- 処分したいけどデータ漏洩が心配
複合機・コピー機を処分する際には、情報漏洩のリスクがあることや、リース契約の場合は、リース会社の規約に基づいて処分する必要があるため、「手続きが面倒」と感じている企業担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、複合機やコピー機を安全かつ効率的に処分する方法に加え、リース、購入、レンタルの場合のそれぞれの注意点をわかりやすく解説します。
複合機・コピー機の入れ替えをご検討中の方は、こちらも参考にしてみてください。
株式会社MJE
「ワークプレイスをより良くすることで企業の成長に貢献する」をミッションとして、複合機、セキュリティ、ネットワーク等、オフィスに必要な様々な商品を取り扱っております。全国16,000社以上の導入実績と豊富なノウハウをもとに、事業を加速させる最善策についてご紹介します。
複合機・コピー機の主な処分方法
複合機やコピー機を処分する際には、自治体での粗大ごみ回収やリサイクル業者への依頼、メーカーによる回収など、さまざまな選択肢があります。
処分方法によって費用や手間が異なるため、どの方法が最適かわかりやすく解説します。
①メーカーによる回収
複合機やコピー機の処分方法の一つに、メーカーによる回収があります。
多くのメーカーは、製品のリサイクルや適切な廃棄を促進するために、独自の回収プログラムを提供しています。
各メーカーによって回収の手続きや条件は異なるため、以下で主要なメーカーの回収プログラムをご紹介します。
メーカーによる回収を利用することで、適切な方法での処分が可能となり、データ漏洩のリスクを軽減することができますので、各メーカーの回収プログラムをチェックしてみてください。
②リサイクル業者への買取依頼
故障していない複合機・コピー機を処分する際、リサイクル業者への買取依頼はコストを抑えつつ、有効活用ができる方法です。
処分費用がかからず、 買取料を受け取れるため、経済的なメリットがあります。さらに機器が正常に動作していて状態が良ければ高価買取も期待できます。
買取前に準備すべきこと
- 印象アップのために清掃を行う
- 不具合がないか動作確認をする
- ケーブルやトナーなど付属品を揃える
注意しておきたいのは、いくら壊れていなくても年式が古いコピー機は、リサイクル業者でも買取対象外となることがあります。
また、一部の業者では特定のメーカーやモデルのみを扱っている場合があるため、事前に買取基準を確認しましょう。
③不用品回収業者の利用
不用品回収業者を利用する方法は、リサイクル業者で買取対象外となる古い機器や故障したコピー機でも回収してもらえる場合が多く、幅広いニーズに対応しています。
不用品回収業者を利用する最大のメリットは、搬出の手間を大幅に省ける点です。
特に業務用の複合機・コピー機は大きくて重いため個人で運び出すのが非常に難しいですが、不用品回収業者であれば現地まで引き取りに来てくれることが多いです。
④自治体での粗大ごみ回収
家庭用のコピー機や個人名義で購入した小型コピー機であれば、自治体の回収サービスを利用して粗大ごみとして処分できる場合があります。自治体によって処分可能な機器の条件が違うため、事前に確認しておきましょう。
一方、店舗やオフィスで使用していた会社名義の業務用複合機・コピー機は、「産業廃棄物」として扱われるため、自治体の回収対象外となります。この場合、専門のリサイクル業者や産業廃棄物処理業者への依頼が必要です。
まずは、自治体のホームページや窓口で以下の3つのポイントを確認しましょう。
- 申し込み方法
電話やオンラインフォームを利用して手続きを行う - 回収日
自治体ごとに指定された回収日を確認 - 処分費用
重量やサイズによって料金が異なる場合があるため、事前に把握しておく
手続きが完了したら、指定された日に複合機・コピー機を回収場所へ運び出します。機器の搬出が必要な場合、あらかじめ周囲のスペースを確保しておくとスムーズです。
複合機・コピー機を処分する際の注意点
複合機・コピー機には、印刷履歴やアドレス帳の情報など、機密性の高いデータが保存されていることが多いため、適切に処理しないとデータ漏洩につながるリスクがあります。
また、リース契約中の機器を許可なく処分してしまうと、損害賠償の対象となる可能性があるため注意が必要です。
データ漏洩の防止や契約違反のリスクを避け、スムーズかつ安心して処分を進めるための参考にしてください。
リース・レンタル・購入で異なる処分方法
リースの場合
リース契約は、機器の所有権がリース会社にあるため、勝手に処分することはできません。契約内容に基づいて手続きを進める必要があります。
- リース会社または販売会社に連絡し、契約満了後の対応について確認します。
契約期間中に解約する場合は、通常、残債の一括支払いや違約金が発生するためご注意ください。 - 搬出や輸送費用が発生することもあるため、事前に費用を確認しましょう。
- 指示に従い、機器を返却する手配をします。
勝手に処分すると、契約違反として損害賠償を請求される可能性があるので注意が必要です。
レンタルの場合
レンタルについても、所有権がレンタル会社にあるため、勝手に処分することはできません。以下の方法で手続きを進めましょう。
- レンタル会社に連絡して返却手続きを進めます。
- 契約内容に基づき、レンタル終了時に発生する費用（搬出費やメンテナンス費用など）を確認します。
- 指定された方法で機器を返却しましょう。
短期間の契約であっても、契約期間途中で解約すると違約金が発生する場合があります。
購入の場合
購入の場合は支払いが終了した時点で会社の所有物のため、処分方法を自身で判断しても問題ありません。
「複合機・コピー機の主な処分方法」を参考にしてみてください。
リース、レンタル、購入のいずれの場合でも、適切な手続きを踏まえた処分が求められます。特に、リースやレンタルの場合は所有権が利用者にないため、自分の判断で勝手に処分することは避けましょう！
情報漏洩を防ぐためにデータ消去を徹底する
複合機・コピー機は、単なる印刷機器ではなく、小型のコンピュータと同じようにデータを保存できる仕組みが搭載されています。
印刷履歴やスキャンデータ、アドレス帳などの情報が保存されていることが多く、適切に処理しないと情報漏洩のリスクが高まります。
最悪の場合、不正利用される恐れがあるため、複合機・コピー機の設定メニューから「データ初期化」または「工場出荷時設定へのリセット」を実行して消去しましょう。
初期化以外には、メーカーのデータ消去サービスを利用する方法もあります。基本的には、複合機を廃棄や譲渡する際のみ利用できるサービスです。
その他、「原稿の取り忘れ」や「SDカードやUSBの抜き忘れ」にも注意しましょう！
処分費用の意外な落とし穴
複合機・コピー機を処分する際には、処分費用にまつわる「意外な落とし穴」があります。
事前の確認不足や手続きの不備が原因で、予想以上のコストがかかることもあります。以下では、具体的な落とし穴とその対策について解説します。
費用が「想定外に高い」と感じるケース
複合機やコピー機の処分費用は、重量やサイズ、処分方法によって大きく異なります。特に業務用の複合機・コピー機はサイズが大きく、個人向けのコピー機に比べて費用が高額になりやすいです。
- 【家庭用のみ】粗大ごみ回収：300円～1,500円程度
- メーカーによる回収：15,000円～50,000円程度
- 産業廃棄物処理業者への依頼：5,000円〜10,000円程度
見積もりに含まれない追加費用
見積もりを取った際に、「搬出費用」や「データ消去費用」が含まれていない場合があり、最終的な支払い額が大幅に増えることがあります。
- 搬出費用：建物の階数やエレベーターの有無によって変動する場合がある
- データ消去費用：データ初期化を依頼すると、1台あたり数千円～数万円かかる場合がある
このような思わぬ費用が発生しないように、見積もりを依頼する際に、追加費用の有無を事前に確認しておきましょう。
違法業者による高額請求
産業廃棄物としての適切な処分を行っていない違法業者を利用すると、不当に高額な費用を請求される可能性があります。
業者を選ぶ際は、必ず「産業廃棄物収集運搬許可証」の有無を確認し、口コミや評判をチェックして信頼できる業者を選びましょう。
安心して任せられる不用品回収業者の見極め方
複合機・コピー機の処分を不用品回収業者に依頼する際、違法業者や不透明な料金体系の業者を選んでしまうと、法的トラブルや不正請求のリスクが発生する可能性があります。
信頼できる業者を選ぶには、以下のポイントを参考に選んでみてください。
- 市区町村の産業廃棄物収集運搬業の許可を有しているか
- 優良産廃処理業者に認定されているか
- 事前に処分費用の見積もりをとってくれるか
- 処理フローがきちんと明記されているか
上記のポイントを押さえて適切な業者を選び、安全かつスムーズな処分を進めましょう。
まとめ
いかがでしたか？今回の記事では「複合機・コピー機の正しい捨て方」についてご紹介をしました。
古い複合機やコピー機の処分は、手間がかかるだけでなく、データ漏洩のリスクや契約条件への配慮が必要な場合もあります。
- 複合機・コピー機の処分方法は主にメーカー回収・リサイクル業者・不用品回収・自治体の粗大ごみ回収の4つ
- データ消去は必須作業
- リースやレンタル契約機器の場合は契約会社への確認が必須
- 費用や業者はしっかりと確認をする
本記事が、複合機やコピー機を処分する際の参考になれば幸いです。
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