【複合機リースと購入どっちがいい？】メリット・デメリットをわかりやすく解説

こんにちは！IT解決コラム編集部です。

オフィスにコピー機・複合機を導入する際、「リース」「購入」「レンタル」の3つの選択肢がありますが、特に長期的な利用を検討している場合、「リース」か「購入」を選ぶことが一般的です。

今回は、「リース」と「購入」の2つの選択肢に絞ってメリット・デメリットを詳しく解説します。どちらが自社に最適か迷っている担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

リース料の相場や各複合機メーカーの比較については、こちらをご覧ください。

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コピー機・複合機の料金は、実は販売業者によって数十万円も違ってきます。全国1万6,000社の導入事例をもとに、リアルな相場や、選び方、各メーカーの特徴について徹底解説していきます。

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リースと購入の主な違い

リースと購入のそれぞれの違いを以下の表にまとめました。

項目	リース	購入
所有権	リース会社に所有権がある	お客様に所有権がある
初期コスト	かからない	かかる
利用期間	3~7年	制限なし
機器の状態	新品	新品 or 中古
中途解約	原則不可	制限なし
経理処理	経費処理できる	減価償却の手続きが必要※

※取得額が10万円未満の場合は、資産計上ではなく、購入した期に全額を経費として計上できます。

リースと購入のコスト比較

リースの場合

• コピー機の本体価格：105万円
• リース金利：2.0%
• リース期間：5年間

リースの支払総額

• 月額リース料：105万円 x 2.0% = 21,000円
• 5年間の支払総額：1,260,000円

購入の場合

• コピー機の本体価格：105万円
• 金利：3.0%
• 返済期間：5年間 (元利均等払い)

購入の支払総額

• 月々の返済額：18,867円
• 5年間の支払総額：18,867円×60回＝1,132,020円

比較の結果

5年間の支払総額を比べると、リースは1,260,000円、購入は1,132,020円となり、購入の方が約13万円安くなります。

さらに、購入には固定資産税がかかりますが、5年間で約3万円程度なので、税金を考慮しても購入の方が約10万円安くなります。

コピー機・複合機をリースするメリットとデメリット

コピー機・複合機のリースは、企業が最新の機器を導入しながら、初期費用を抑えることができる手段です。

ただし、リース契約にはメリットだけでなく、デメリットもあります。ここでは、リース契約の利点と注意点について詳しく解説します。

コピー機・複合機をリース契約するメリット

リースにはさまざまな利点があります。以下に主なメリットを紹介します。

初期費用がかからない

リース契約の最大のメリットは、初期費用がかからない点にあります。

複合機を購入する場合は、初期費用が高額になることが多いですが、リース契約では月々のリース料を支払うことで、導入時の負担を大幅に軽減できます。初期費用を抑えたい企業にとっては、リースの方が導入しやすく、経費を分散させやすい方法といえるでしょう。

また、リース契約では新品の複合機を導入できるため、最新機種を使用することが可能です。この点は、セキュリティの向上や、大量の文書処理を必要とする企業、リモートワークやクラウド活用を推進している企業などにとっては大きなメリットになるでしょう。

キャッシュフローの安定化

リース契約では、毎月の支払い額が一定なので、キャッシュフローの予測がしやすくなります。このため、コスト管理が簡単になり、資金繰りの計画を立てやすいというメリットがあります。

リース料金は全額、経費処理できる

リースであれば毎月のリース料金の全額を、経費扱いすることができます。
経費として処理することで、利益を圧縮できるため節税対策にもつながります。

※国際財務報告基準（IFRS）適用の企業様においては、少額リース、若しくは短期リースを除くリースについては、資産計上となる可能性もあります。

減価償却や固定資産税の事務作業が必要ない

リース契約の場合、複合機の所有権はリース会社にあるため、企業側は減価償却の計算や固定資産税の申告などの手続きを行う必要がありません。これにより、固定資産の管理にかかるコストを削減でき、事務作業も減らせます。

また、リース期間は法定耐用年数よりも短く設定できるため、購入に比べて早期の償却も可能です。

コピー機・複合機をリース契約するデメリット

一方、リース契約には以下のようなデメリットも存在します。

購入に比べて支払い総額が高い

リース料にはリース料率や手数料が含まれるため、結果的に購入よりもコストが高くなる傾向があります。

特にリース期間が長くなるほど、総支払額が増えるため、結果的に購入した場合の支払総額を上回る可能性があります。そのため、長期間の使用を予定している場合は、リース契約の総コストを慎重に検討することが大切です。

また、複合機を返却する際の配送料や、契約終了後も使用する場合の再リース料金も事前に考慮する必要があります。

中途解約ができない

リース契約は原則として中途解約ができません。しかし、契約内容によっては、例外的に中途解約が可能な場合もありますが、その際は通常、残債の一括支払いや違約金が発生します。

重要なのは、契約前に内容をよく確認し、中途解約に伴うリスクや費用を理解しておくことです。特に、事業環境が変わる可能性がある場合は、その変化に対応できるかどうかも慎重に検討しましょう。

所有権はリース会社にある

リース契約では、複合機の所有権はリース会社にあるため、契約満了後もその機器を売却したり譲渡することはできません。

また、リース契約には様々な制約があり、例えばオフィスの移転などで複合機を別の場所に移動させる際には、リース会社または販売会社に事前の連絡が必要です。これらの制約を理解し、契約内容に沿った対応をすることが重要です。

与信審査が必要

リース契約には「与信審査」が伴います。これは、企業がリース会社と契約を結ぶ際に、その信用状況を確認するためのプロセスです。

例えば、クレジットカードを申し込む際にも、信用情報をもとに審査が行われます。信用スコアや過去の支払い履歴が審査基準となり、リース契約でも同様に、企業の信用状況が重要視されます。

新規事業者や過去に信用問題があった企業は、審査を通過できないことがあり、その場合リース契約が締結できない可能性があります。そのため、審査に通らなかった場合は、購入やレンタルなど、他の選択肢を検討する必要があります。

また、審査に通るための準備や代替案の用意をしておくことがリスク回避に役立ちます。

関連記事：複合機リースのからくりとは？リース契約で損をしないためのポイントを解説！

コピー機・複合機を購入するメリットとデメリット

複合機を購入する場合でも、メリットとデメリットがそれぞれ存在します。これらをしっかり理解することで、自社とって最適な判断をすることができます。

コピー機・複合機を購入するメリット

複合機を購入することには、以下のようなメリットがあります。

所有権が得られる

購入した複合機は、支払いが完了すると自社の資産となり、自由に売却、処分、または譲渡することが可能になります。

このため、資産としての管理がしやすくなり、企業の財務戦略に柔軟性が生まれます。また、機器の状態や市場状況によっては、新しい複合機を購入する際に、古い機器を下取りに出して購入資金の一部に充てることもできます。

長期的にはコストを抑えられる

購入の場合、初期投資は高額ですが、リース契約に伴うリース料金や手数料が発生しないため、長期で利用すればコスト削減が期待できます。

先ほどのコスト比較でも示したように、複合機を長期間使用する場合、リースよりも総コストが抑えられる結果が出ています。

そのため、もし予算に余裕がある場合は、購入を前向きに検討することも良い選択肢と言えるでしょう。

複合機の購入のデメリット

一方、購入には以下のようなデメリットも存在します。

まとまった初期費用が必要

複合機を購入する際には、本体代金に加えて、搬入や設置にかかる初期費用が発生します。

これらのコストは、特に予算に余裕がない企業やスタートアップにとって大きな負担となり、他の事業運営や成長に必要な資金が制約を受けるリスクがあります。そのため、事前に資金繰りの計画をしっかりと立てることが重要です。

また、購入した複合機を廃棄する際にも処分費用がかかる点も理解しておく必要があります。

減価償却の手間がかかる

10万円以上の製品を購入する場合、固定資産税の支払いが発生し、さらに減価償却の手続きも必要です。

複合機の場合、法定耐用年数は5年とされており、その期間中は、資産の管理や税務処理を定期的に行う必要があります。

これにより、中小企業の経理部門にとっては、事務作業が増え、負担が大きくなる可能性があります。

まとめ

いかがでしたか？

複合機の導入において、リースと購入の選択は企業のニーズや状況に応じて異なります。それぞれの特徴を理解し、自社に最適な方法を選ぶことが重要です。

今回ご紹介したメリット・デメリットや、企業によって適しているケースを、以下の表で改めてまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

項目	リース	購入
メリット	– 初期費用がかからない – キャッシュフローの安定化 – リース料金は全額、経費処理できる – 減価償却や固定資産税の事務作業が不要	– 所有権が得られる – 長期的にはコストを抑えられる
デメリット	– 購入に比べて支払い総額が高い – 中途解約ができない – 所有権はリース会社にある – 与信審査が必要	– まとまった初期費用が必要 – 減価償却の手間がかかる
適しているケース	– 初期コストを抑えたい企業 – 新品の複合機を導入したい企業	– 資金にゆとりがある企業 – 中古の複合機を導入したい企業

リースは初期費用を抑え、経理の手間を軽減できる反面、長期間で見ると総コストが高くなることが多いです。

一方、購入は初期費用が高いものの、長期的にはコストを抑えられる可能性があり、機器を使用や処分の自由度も高いです。ただし、購入後は資産管理や減価償却といった経理処理が必要となり、固定資産税も発生します。

最終的には、企業の事業規模や利用期間、資金状況、業務内容などを総合的に考慮して、最適な導入方法を選ぶことが重要です。
本記事が、複合機導入のご判断にお役立ていただければ幸いです。

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