こんにちは！IT解決コラム編集部です。
本記事では、クラウドPBXの特徴やメリット・デメリットについて解説します。
突然ですが、以下のようなお悩みを抱えている情シス担当の方はいらっしゃいせんか？
- リモートワークを導入したが、オフィスの電話対応のために結局出社している…
- オフィスの電話対応のせいで業務が非効率になっている…
- 多拠点のビジネスフォンの保守運用が大変…
これらの課題は「クラウドPBX」で解決することができます。
今回は、クラウドPBXとは何か？そのメリット・デメリットについて、徹底解説していきます。
この記事の要点
●クラウドPBXは、パソコン・スマホからどこでも会社の電話を受発信できるサービス
●テレワークに対応できる・オフィスの管理や移転がラクになる
●通話を録音→自動文字起こし→顧客管理システムに連携する便利なサービスも
１．クラウドPBXとは？仕組みを解説
クラウドPBXとは、一言でお伝えしますと「オフィスで受発信する電話をクラウド上で管理・接続するサービス」のことを指します。
そもそもPBX（Private Branch eXchange）とは、複数の電話回線を集約し内線・外線の接続をコントロールする電話交換機のことを指します。ビジネスフォンの「主装置」ともいいます。
このPBX(主装置)があるおかげで、複数の電話番号でも受電できたり、受電者と異なる担当者へ内線をつなげることができるため、大人数で業務をするオフィスには欠かせない存在です。
従来のPBX（レガシーPBX）は、機械を自前で購入し、設定・保守する必要がありましたが、クラウドPBXは、この機能をインターネット（クラウド）上で行うことができます。
そのため、インターネットに接続している端末（パソコン・スマホ）であればどこからでも送受信することができるほか、WEBサービスと連携してチャットで不在着信を受け取ったり、顧客管理システムに会話内容を記録するなど、業務改善につながる多様なサービスが可能となります。
２．クラウドPBXのメリット
クラウドPBXには、次のようなメリットがあります。
①コスト削減
従来のレガシーPBXは、物理的な主装置の機械を自前で用意するため「初期コストが高額になる」という欠点がありました。
それに対して、クラウドPBXは機械の購入・設置が不要になるため、初期コストを大幅に削減することができます。
②労力の削減
従来のレガシーPBXでは、物理的な主装置の設置・保守・トラブル対応などの作業が必要であり、特に複数拠点に設置する場合などは運用面で大きな工数負担が必要でした。
しかし、クラウドPBXの場合は、主装置がインターネット上にあるため物理的な保管リスクはなく、多拠点でもスピーディ・簡単に利用開始することができます。また、保守はサービス提供元が行うため、本業に集中することができるのもメリットです。
③完全リモートワークが可能
従来のレガシーPBXでは、受話器が置かれているオフィスに出社しなければ電話を送受信することができませんでした。
しかし、クラウドPBXの場合は、インターネットに接続していればどの端末でも会社番号で受電・架電することができるため「外線対応のためだけに出社しないといけない…」ということがなくなります。
④顧客管理システムと連携可能
従来のレガシーPBXでは、録音機能はあっても、録音データを蓄積して次の営業活動に活かすという使い方はできませんでした。
しかし、クラウドPBXの場合は、WEBサービスと連携することにより、会話の録音データを自動的に顧客管理システムに保存したり、文字起こしをすることで営業やカスタマーサポートのトーク内容の改善ポイントを分析し、次につなげることができるようになります。
３．クラウドPBXのデメリット
一方で、クラウドPBXには、次のようなデメリットがあります。
①セキュリティリスク
クラウドPBXは、インターネットを使用するため、従来のレガシーPBXと比較して次のようなセキュリティリスクが発生します。
- 端末の紛失／盗難による情報漏洩
- 乗っ取りや不正アクセスによる盗聴
- コンピュータウイルスによる情報流出
こうしたリスクをなるべく減らすため、クラウドPBXのメーカー各社は認証や暗号化処理等によりセキュリティ対策を行っています。
クラウドPBXを選ぶ際には、そのようなセキュリティ対策があるかチェックしておきましょう。
②月額利用料が発生する
クラウドPBXは、初期費用はあまりかからないものの、ランニングコストとして月額課金制での費用が発生します。
従業員数の変動が少なかったり、拠点展開がない場合は従来型の方が安価にすむ場合もありますが、今後オフィスサイズが変動したり、拠点展開を検討されている場合、従業員数が少ない場合は、クラウドPBXの方がおすすめです。
③インターネット回線の影響を受ける
もちろんのことながら、クラウドPBXはインターネットを使用するため、インターネット回線の状況に大きく左右されます。
現状「インターネットが遅い」「Wi–Fiが遅い」などの課題を抱えておられる場合は、電話の品質が悪くなる可能性があります。
もしそのような課題をお持ちでしたら、下記の記事をご参照ください。
４．よくわからないときはプロにご相談を
今回は、クラウドPBXのメリット・デメリットについてご紹介しましたが、いざメーカーのページを見ても「難しい説明ばかりでよく分からない！」という方も多いかと思います。
そんなときは、オフィスのプロへご相談することをおすすめします。
MJEは、これまで約1万6,000社の店舗・オフィスのインフラ改善に携わってきた実績があります。
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- 回線やネットワーク機器の見直しを検討している
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そんな方は、ぜひお気軽にご相談ください！
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