【お詫び文例付き】企業のメール誤送信の対策方法は？

こんにちは、IT解決コラム編集部です。

当サイト（中小企業のためのIT解決コラム）では、様々な中小企業の悩みを解決する施策についてご紹介してきました。

本日は「企業のメール誤送信の対策方法」について、お詫びの文例を交えながらご紹介いたします。

この記事を読んでいる方は、過去にメールを誤って送信した経験があるのではないでしょうか？
デジタルアーツ社の調査によると、管理者が55.1%、従業員で46.6％に業務中のメール誤送信の経験があるようです。

メール誤送信は、ビジネスの現場で大きなリスクとなることがあり、誤送信が発生した場合には「迅速かつ適切な対応」が求められます。

それでは早速、メール誤送信の対策方法やお詫びの方法を詳しく解説します。

メールの誤送信とは

メールの誤送信は、現代のビジネスシーンで多くの人々が経験する「ヒューマンエラー」の一つです。
※ヒューマンエラーとは、人間の操作ミスや判断ミスによって生じるエラーのことを指します。

メールの誤送信は、宛先の入力ミスや、添付ファイルの選択ミスなど、さまざまな原因で発生します。

メールの誤送信は、高い緊張や過度な労働、または単純な不注意から生じることが多いです。特に同じような名前の取引先や部署がある場合、誤って間違った宛先にメールを送ってしまうことがあります。（実際に筆者も届いた経験があります）

このようなヒューマンエラーは、社内の場合は「単なる小さなミス」として済むかもしれませんが、“対クライアントだった場合”はどうでしょうか？

誰もが想像できるように、企業の信頼や業績に大きな影響を及ぼす可能性があります。

例えば、機密情報を間違った相手に送信してしまった場合、情報漏洩となり企業の評価や取引先との関係に悪影響を及ぼす可能性があります。

このようなヒューマンエラーを防ぐためには、日常の業務で注意深く行動し、定期的な研修や教育を受けることが重要です。

また、技術的な対策としてメール送信の確認機能や誤送信防止ツールの導入も効果的です。

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Outlookでのメール誤送信対策

Outlookには、メール誤送信を防ぐための機能があるのでご紹介いたします。

送信保留機能の設定方法

①「ファイル」をクリックすると、左下に「オプション」があるのでクリックします。

②Outlookのオプションが開くので「詳細設定」をクリックします。

③少しスクロールをすると「送受信」の項目があります。
　送受信の中から、「接続したら直ちに送信する」のチェックを外してください。

これで設定は完了です。

これにより、送信ボタンを押した送信メールは送信トレイに保存されるようになり、即時に相手に届くことはありません。送信トレイ内のメールは、「送受信」タブの「すべて送信」をクリックすることで送信できます。

うっかり誤送信の大半は、たったこれだけの操作で防ぐことができます。

ただ、この機能は便利ですが、送信ボタンを押す前に宛先を再確認する習慣をつけることも大切です。機能に頼り切るのではなく、取引先など外部に送信する際は注意深く操作するようにしましょう。

メール誤送信の過去事例

過去に大企業や中小企業がメールを誤送信してしまって大きな損害を与えてしまった事例をあげさせていただきます。

情報通信業のメール誤送信事例

デジタル庁のメール誤送信事例

内閣官房のメール誤送信事例

これらの事例は、どんな組織であってもヒューマンエラーによるメール誤送信が発生する可能性があることを示しています。

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メールの誤送信のお詫びメール文例

既に誤送信をしてしまった場合、コピペなどにご活用ください。

社内での誤送信の場合

メール誤送信のお詫び文例

シチュエーション1：自事業部の部長に送るはずのメールを、間違えて他事業部の部長宛に送ってしまった。

もし指摘されてから気が付いた場合は「またご指摘をいただき、ありがとうございました。今後このようなことがないよう、注意して参ります。」などの文章を入れましょう。

社内メールの誤送信を相手から指摘された場合には、お詫びだけではなく感謝の気持ちも伝えることが重要なポイントです。

個人情報が入っているメールだった場合は？

シチュエーション2：別の部署の課長宛に送るメールに、個人情報が記載されているファイルを間違えて添付してしまった。

機密事項や個人情報が入っていた場合、とにかく相手に誤送信である事実を知ってもらわなくてはいけません。

そのためタイトルに「重要」といれることで、大体の確立で開いてもらえる可能性があります。

社外へ誤送信をしてしまった場合

シチュエーション3：社内に送るメールを間違えて外部の人に送ってしまった。

機密情報の誤送信に対する謝罪文

シチュエーション4：取引先に送るメールに、社外秘のファイルを間違えて添付してしまった。

メール誤送信でクビ（解雇）になることはあるの？

メールの誤送信による解雇は、その内容や影響によります。

例えば、機密情報を誤って外部に送信してしまった場合、それが企業の大きな損害につながる可能性があります。

メールの誤送信のリスクはとても高いため、軽視してはいけません。
最悪のケースで「個人情報の情報漏えい」「企業秘密の漏えい」につながってしまい、さらなるトラブルが拡大し、会社の損失が大きいケースでは誤送信をした社員に対して解雇などの厳しい処分も検討されます。

とはいえ、懲戒解雇は会社が社員に下す処分で最も厳しいものであり、メールの誤送信という行為の性質が比較的軽微であることから処分が重すぎるとも考えられます。

よく検討をせずに会社の一方的な判断で懲戒解雇としてしまうと、労働審判や訴訟で争われる可能性が高まります。その結果、不当解雇と判断されれば無効となってしまいます。

メールの誤送信で落ち込んでいる人にアドバイス

速やかな対応を心がける

誤送信に気づいたら、すぐに訂正のメールを送り、謝罪してください。早期の対応が信頼回復の第一歩となります。

自分を責めすぎない

誤送信はヒューマンエラーの一部です。大切なのはミスを繰り返さないための対策を考えることです。

原因を分析する

なぜ誤送信が起きたのか、原因をしっかりと分析しましょう。それにより、同じミスを繰り返さないようにするための対策が見えてきます。

上司や関係者に報告する

誤送信の内容によっては速やかに上司や関係者に報告する必要があります。透明性を持って対応することで、信頼を損なわないよう努力しましょう。

誤送信防止のツールを導入する

メールソフトやサービスには、先ほどご紹介したOutlookの設定のように誤送信を防ぐための機能やツールが多く存在します。これらを活用することでミスを減少させることができます。

自分の気持ちを受け入れる

落ち込む気持ちは自然な反応です。まずはその気持ちを受け入れ、前向きに次のアクションを考えることが大切です。

他者の経験を参考にする

誤送信の経験をした他の人の話を聞くことで、自分だけでなく多くの人が同じ経験をしていることを知ることができます。

前述の通り、大企業であっても情報漏洩が起こる時代です。他の事例を見ることで自分を過度に責めることなく、前向きになれるかもしれません。

プロセスの見直しを行う

メールを送信する前の確認プロセスを見直し、他の人にチェックを行ってもらう等、再発防止の取り組みを行いましょう。

誤送信は、多くの人が経験することです。大切なのは、その後の対応と反省、そして再発防止のための取り組みです。自分を過度に責めず、前向きに次のステップを考えることが大切です。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

本日は「企業のメール誤送信の対策方法」について、お詫びの文例を交えながらご紹介をさせていただきました。

メール誤送信は、ビジネスの現場での大きなリスクとなることがあり、誤送信が発生した場合「迅速かつ適切な対応」が求められます。

ヒューマンエラーを防ぐための設定方法、謝罪例文など網羅的にご紹介をさせていただきましたので、是非ご参考になれば幸いです。

当サイト(中小企業のためのIT解決コラム）では様々な中小企業の悩みを解決する施策についてご紹介をしておりますので、併せてご覧ください！

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