こんにちは！IT解決コラム編集部です。
複合機・コピー機を長く快適に使い続けるためには、正しいメンテナンス方法を知っておくことが大切です。
日頃からこまめにメンテナンスをすることで、安心して使えるだけでなく、紙詰まりや印刷のかすれといったトラブルも、ちょっとした社内対応で防ぐことができます。
この記事では、日常的に自分たちでできるメンテナンス方法や、トラブル時の対処法、メンテナンス費用の目安まで、わかりやすく解説します。
万一のトラブル時に備えた専門サポートの相談方法や、「どこに連絡すればいい？」「何を準備すればいい？」といった疑問にもお答えします！
株式会社ＭＪＥ https://mjeinc.co.jp/
複合機、セキュリティ、ネットワーク等、オフィスに必要な様々な商品を取り扱っております。全国16,000社以上の導入実績と豊富なノウハウを活かし、業務の効率化やコスト削減、生産性向上につながる最適なソリューションをご提案します。
自社でできる複合機・コピー機のメンテナンス方法
複合機・コピー機には日常的にできるセルフメンテナンスがいくつかあります。
故障を予防し、機器の寿命を延ばすためにも、ぜひ覚えておきましょう。
ここでは一般的な方法をご紹介します。
詳しいメンテナンス方法は、機器の取扱説明書に従いましょう！
複合機の本体外部と操作パネルの清掃
複合機の本体外部や操作パネル（タッチパネル）は、手垢やホコリがたまりやすい部分です。
- 本体外部
水でぬらして固く絞った柔らかい布で拭き取り、そのあと乾いた柔らかい布で乾拭きします。 - 操作パネル
中性洗剤またはアルコールを染み込ませた柔らかい布で、液晶部部分のみを軽く拭いてください。
原稿押さえと原稿台の清掃
原稿押さえ（原稿カバー）や原稿台（ガラス部）に汚れが付着すると、コピーやスキャン時に線や影が写り込み、仕上がりの品質が落ちてしまいます。
- 原稿押さえ
水で湿らせた柔らかい布でやさしく拭き取り、そのあと乾いた柔らかい布で乾拭きします。 - 原稿台
複合機に付属している掃除用布で汚れを拭き取ります。掃除用布の収納場所はメーカーによって異なるため、取扱説明書を確認しましょう。
スリットガラスと白いガイドの清掃
スリットガラスや白いガイドが汚れると、原稿送り装置を使用して原稿を読み取った際に黒いスジや影が入る原因になります。
- スリットガラスと白いガイド
複合機に付属している掃除用布を取り出し、原稿押さえを上げて、スリットガラスと白いガイドをやさしく拭き取ります。無理にこすらず、滑らせるように拭くのがポイントです。
スリットガラスの清掃方法は、こちらの記事でも写真付きで詳しく解説しています（外部リンク）。
給紙トレイの清掃
給紙トレイに溜まった紙の粉やホコリは、紙詰まりやエラーの原因となります。
- 給紙トレイ
給紙トレイを引き出し、中のホコリを取り除きます。特に手差しトレイはホコリが溜まりやすいため、目に見える範囲を中心に定期的に清掃しましょう。
原稿送り装置内部の清掃
両面同時読み込み機能を使用している場合は、原稿送り装置内部も定期的にお手入れしましょう。
原稿送り装置は高温になることがあるため、使用後15分以上冷ましてから清掃してください。
- 原稿送り装置内部
複合機に付属している掃除用布を取り出し、原稿送り装置カバーを開け、原稿送り装置内部を拭いてください。ゴム製のローラーは強くこすると傷がつく恐れがあるため、「なでるように拭く」ことがポイントです。
消耗品の補充や交換
複合機を安定して使い続けるには、消耗品の定期的な補充・交換が欠かせません。
主な消耗品は、用紙とトナーの2つです。
トナーがなくなったときやカセットの用紙がなくなったときは、基本的に本体の画面にメッセージが表示されます。メッセージに従って、消耗品を補充・交換してください。
1. 用紙の交換
用紙は、機種に適したサイズ・種類のものを使いましょう。各メーカーの推奨用紙を使用することで、印刷品質を向上や紙詰まりなどのトラブル防止につながります。
保管時の注意点
用紙は湿気や直射日光を避けて保管しましょう。湿気を含んだ用紙は、搬送時の摩擦や重なりでトラブルの原因になります。
使用できない用紙の例
- 変色・波打ち・角折れ・破れなどがある用紙
- 他のプリンターやコピー機でプリントした用紙
- ホチキス、クリップ、リボン、テープなどが付いた用紙
- 表面が加工された用紙（インクジェット専用紙、トレーシングペーパー、感熱紙など）
- ビニールなどのツルツルした用紙（窓付きの封筒、台紙全体がラベルなどで覆われていない宛名シールなど）
2. トナーの交換
新しいトナーは、交換前にトナーを軽く叩き、上下左右に5～6回ずつ振って中身を均等にしてから差し込みましょう。
また、メーカー純正のトナーを使用することが推奨されています。
純正品以外のトナーを使うと、故障の原因になることがあります。純正品以外のトナーの使用が原因で故障した場合は、保証期間内であっても修理対応を受けられない可能性もあるので注意しましょう。
設置場所がトラブルを引き起こすことも！
複合機の設置場所も、機器の寿命やトラブルの発生に大きく影響します。
普段の使用で特に問題がないように見えても、設置環境によっては徐々に負荷がかかり、不具合の原因になるケースもあるため注意が必要です。
- 直射日光や高温多湿の場所は避けて設置する
- 風通しの良い場所を選ぶことで、内部の熱こもりを防止
- 振動の多い場所は、部品のズレや破損の原因になるため避ける
設置環境については、より詳しい条件や注意点を別記事で解説しています。
具体的な事例や「避けるべき場所」について知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。
複合機・コピー機のメンテナンスの頻度とチェックポイント
複合機のメンテナンス頻度は、使用環境や稼働状況によって異なりますが、定期的なメンテナンスを行うことで、故障リスクを減らし、安定したパフォーマンスを維持できます。
ここでは、日常チェックと定期チェックの2つに分けて、具体的なチェック項目をご紹介します。
日常的に確認しておきたいポイント
毎日使用する機器だからこそ、こまめなチェックが重要です。
普段の使用時に以下の項目を確認しましょう。
- 異音・異臭の確認：普段と違う音や臭いがしないか
- 操作パネルの反応：タッチパネルやボタンが正常に反応するか
- 印刷品質の確認：かすれ・スジ・色ムラが出ていないか
定期的に実施するメンテナンス項目
メンテナンスを定期的に行うことで、トラブルの予防や早期発見につながります。
日々の稼働量やオフィス環境によっても汚れ具合が異なりますが、目安として、メンテナンスの頻度は以下の通りです。
| メンテナンス項目 | 頻度の目安 |
|---|---|
| 本体外部と操作パネルの掃除 | 月1回程度 |
| 原稿押さえと原稿台の掃除 | 月1回程度 |
| スリットガラスと白いガイドの掃除 | 原稿送り装置使用時に黒いスジが写ったら または メッセージが表示されたら |
| 給紙トレイの掃除 | 月1回程度 |
| 原稿送り装置内部の掃除 | 月1回程度 |
| 用紙の補充 | メッセージが表示されたら |
| トナーの交換 | メッセージが表示されたら |
複合機の機種によっては自動クリーニング機能が搭載されている場合もあるため、取扱説明書に記載された方法もあわせてご確認ください。
複合機でよくあるトラブルの対処法
「印刷がかすれる」「紙詰まりの表示が出る」など、複合機でよくあるトラブルとその対処法をについては、下記の記事で詳しく解説しています（外部リンク）。
修理を依頼する前に、自分で解決できるケースもあるので、まずは以下の対処法を参考にしてみてください。
不具合が直らないときは、サポート窓口に相談
複合機・コピー機の不具合が、自分でできるメンテナンスを試しても解消しない場合は、無理せず、専門業者に依頼しましょう。
複合機は精密機器のため、自分で分解や修理を行うと、感電やケガなどのリスクがあるほか、メーカー保証の対象外になる可能性もあります。
安全のためにも、不具合が続く場合は早めにサポート窓口へ相談することをおすすめします。
保守契約を結んでいる場合は、保守契約先に問い合わせる
まずは自社の複合機・コピー機が保守契約の対象かどうかをご確認ください。
保守契約を結んでいる場合は、販売店やメーカーのサポート窓口に連絡しましょう。
サポートの連絡先は本体に貼られたステッカーやメモに記載されていることが一般的です。販売店や契約業者に直接連絡することで、スムーズに修理手配や訪問対応が進みます。
サポートへ連絡する際には、以下のような内容を尋ねられることがあるので事前に準備しておきましょう。
- 複合機・コピー機のメーカー名と型番
- 発生している不具合の内容（できるだけ具体的に）
- エラーメッセージが表示されている場合は、その内容
- 不具合が発生した時期やタイミング
保守契約がない場合は、お気軽にご相談ください
保守契約を結んでいない場合でも、法人向けIT機器保守サービス「biz-usクラウド」なら、遠隔対応や訪問対応が可能です。
複合機をはじめとしたOA機器のトラブルに、経験豊富なスタッフが迅速に対応いたします。
トラブル対応事例
- 印刷カラーが正しく出力されない設定の解決事例（外部サイトへ移動）
- 突然スキャンができなくなった際のトラブル対応（外部サイトへ移動）
- 【TASKalfa 3252ci】京セラの複合機でFAXがA3で出力されてしまう問題を解決（外部サイトへ移動）
トラブル対応事例一覧は「こちら」
一律5,000円のスポット対応プランもご用意しておりますので、まずはお気軽にご相談ください。
複合機・コピー機のメンテナンス費用はどのくらい？
複合機のメンテナンス費用は、契約形態によって大きく異なります。
保守契約は大きく分けて、以下の3つがあり、それぞれ費用感も変わってきます。
- カウンター保守契約
- キットトナー保守契約（キット保守契約）
- スポット保守契約
ただし、これら3種類の中から自由に選べるとは限りません。新品・中古や販売店の方針、機種によって契約形態が限定されていることが多く、契約時に選択肢が提示されるケースもあります。
カウンター保守契約について
保守契約の中でも、「カウンター保守契約」は最も一般的で、契約全体のおよそ8割を占めています。
カウンター保守の場合は、毎月の印刷枚数に応じて「カウンター料金」を支払う保守契約で、この料金の中にトナー代や修理・メンテナンス費用が含まれているため、修理時に別途追加の費用はかかりません。
カウンター料金の単価相場（目安）
| モノクロ | 2色カラー | フルカラー |
|---|---|---|
| 1～3円/枚 | 5円～10円/枚 | 10～20円/枚 |
カウンター保守契約やカウンター料金の詳細については、こちらの記事を参考にしてみてください。
キットトナー保守契約について
キットトナー保守契約は、保守契約付きのトナーを購入するタイプの保守契約です。トナーの購入が前提になっており、トナーが無くなるまでは保守が受けられる仕組みです
トナーが無くなったら、再度キットトナーを購入することで契約を更新（延長）できます。
キットトナーの相場（目安）
キットトナー ＝ 4万～7万円程度/本
※お客様の利用環境やメーカー、販売会社によって各種料金は変動します。
スポット保守契約について
スポット保守契約は、トラブルや故障が発生したときに、その都度料金を支払う契約です。
毎月の支払いがないため、一見するとコストを抑えやすい方法に見えるかもしれません。
しかし、修理のたびに技術料・部品代・出張費などを実費で負担する必要があり、実際の修理費用は依頼してみないとわからないことが多いです。
修理内容によっては、数万円程度で済む場合もあれば、複合機の中には1つ数万円以上する高価な部品が使われていることもあります。そうした部品に加えて、そこに技術料と出張費が加算されることで、最終的な請求額が数十万円にのぼるケースもあります。
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まとめ
複合機・コピー機を長く快適に使い続けるためには、定期的なメンテナンスが欠かせません。紙詰まりや印刷のかすれといったトラブルの多くは、日々の簡単なチェックや清掃で予防できるものがほとんどです。
本体の外部清掃や消耗品の交換といった、自分で対応できるメンテナンス方法を事前に把握しておくことが大切です。また、直射日光や湿気の多い場所を避けるなど、設置環境を適切に保つことも、トラブル防止につながります。
それでも不具合が解消しない場合は、メーカーや販売店のサポート窓口に相談するのが安心です。
適切なメンテナンスと環境づくりを続けることで、オフィス業務の効率化とトラブルのない運用につながります。
お見積り依頼や無料相談は、24時間365日受付中！
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