こんにちは！IT解決コラム編集部です。
複合機・コピー機の設置場所は、業務効率や機器の寿命に大きな影響を与えます。適切な場所に設置しないと、印刷の操作がしづらくなったり、設置環境によっては故障のリスクが高まる可能性もあります。
しかし、「どこに置けば良いのか」「現在の設置場所で問題ないのか」と迷うこともあるかもしれません。
本記事では、複合機を正しく設置するための条件や、避けるべき場所を具体的に解説します。さらに、狭いオフィスや特殊な環境で設置する際に注意すべきポイントについても詳しくご紹介。
本記事を通してトラブルを未然に防ぎ、最適な設置場所を見つけるヒントになれば幸いです。
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複合機・コピー機を適切に設置するための4つの条件
複合機・コピー機を安全で快適に使うには、設置場所の選定が重要です。以下の4つの条件を押さえておくことで、業務効率を向上させ、トラブルのリスクも減らすことができます。
① 配線がしやすい場所を選ぶ
複合機・コピー機を設置する際は、配線のしやすさを最優先に考えましょう。電源やLANケーブル、電話回線をスムーズに接続できる壁際のエリアが理想的です。
特にFAX機能を使用する場合、基本的に有線接続が必要になるため、配線が可能な位置を事前に確認しておくことが重要です。配線が煩雑になると、断線や接続不良といったトラブルを引き起こすリスクが高まるだけでなく、配線が長すぎるとオフィスの動線を妨げる原因にもなります。
また、配線が長すぎることで踏んで損傷してしまう可能性もあるため、できるだけ短い配線で接続できる範囲内に設置することをおすすめします。
配線の際は、動線を邪魔しないように配線カバーを活用したり、壁沿いに配線をまとめたりすると、さらに快適になります。オフィスの美観も保たれ、すっきりとした印象になりますよ！
②水平かつ安定した場所
複合機・コピー機は精密機器のため、正確に動作させるには水平で安定した床面への設置が重要です。
設置面に凹凸があったり、耐荷重が不十分な棚や机の上に置いてしまうと、印刷時の振動が内部構造に悪影響を与え、紙詰まりや故障の原因になる可能性があります。
特に大型の複合機は重量が重いため、複合機の重量が50kgを超える場合は設置場所の耐荷重を事前に確認しましょう。耐久性のない床面では徐々に不安定になり、最悪の場合、転倒や機器の破損につながる可能性があります。
③ 十分なスペースが確保できる場所
複合機・コピー機を設置する際には、機器本体のサイズだけでなく、周囲の作業スペースも含めた十分なスペースを確保することが重要です。以下の目安を参考に、設置場所を選びましょう。
- 前面：約1m
- 左右：各50cm
スペースが不足すると、作業がしづらくなるだけでなく、機器の熱がこもりやすくなり、紙詰まりや動作不良の原因になることがあります。特に狭いオフィスでは、通気性の悪い場所や排熱が妨げられる場所を避けることが大切です。
設置場所に余裕を持たせることで、日常的な操作が快適になるだけでなく、機器の負担を軽減し、寿命を延ばす効果も期待できます。狭いスペースであっても、できるだけこれらのポイントを意識して最適な配置を心がけましょう。
④使用頻度が高い場所の近く
複合機・コピー機の設置場所は、利用頻度を考慮して選ぶことが重要です。例えば、総務部や経理部など、プリント回数が多い部署の近くに設置すると、従業員の移動時間を短縮できるので、業務効率を向上させることができます。
一方で、応接室や会議室など、来客が頻繁に訪れるスペースへの設置は避けましょう。これらの場所では、外部の目に触れることで機密情報が漏れるリスクがあるだけでなく、見た目の印象を損ねる可能性もあります。さらに、会議中に複合機を使用する音が気になる場合もあるため、こうした場所への設置は控えたほうがいいでしょう。
最適な設置場所としては、オフィスの中央部や、壁際など、利用者が無理なくアクセスできる場所を選ぶとよいでしょう。
複合機・コピー機の設置を避けるべき場所
複合機・コピー機は、水平で安定した場所や十分なスペースが確保できる場所を選ぶことが重要ですが、それ以外にも設置を避けるべき場所があります。ここでは、複合機の設置を避けるべき具体的な場所を紹介します。
高温多湿・ほこりが多い場所
複合機・コピー機は精密機器のため、適切な環境で使用することが重要です。
推奨される使用環境は、温度10～32℃、湿度15～80% です。この範囲を超えると、高温多湿な環境では湿気が回路に影響を与え、低温で乾燥した環境では部品が静電気を帯びやすくなるため、内部の電子部品が故障するリスクが高まります。
また、加湿器やエアコン直下など、湿度や温度が頻繁に変化する場所も避けましょう。これらの場所では、急激な環境変化が複合機の性能に悪影響を与えることがあります。さらに、ほこりが多い場所では、内部にほこりが溜まり、機械の動作不良や劣化を引き起こす原因となります。
対策としては、湿度計や空気清浄機を設置し、環境を定期的に管理することがおすすめです。 適切な環境を維持することで、複合機のトラブルを未然に防ぎ、長期間にわたり安定した性能を保つことができます。
直射日光が当たる場所
複合機・コピー機を直射日光が当たる場所に設置すると、内部の温度が上昇し、部品の劣化や故障を引き起こすリスクがあります。
例えば、長時間日光を浴びることで、プラスチック部分が変色したり、電子基板やモーターが過熱して正常に動作しなくなる可能性があります。特に夏場や高温になる環境では、内部の温度上昇が印刷品質の低下や機器の寿命が短くなる恐れがあるため、注意が必要です。
やむを得ず窓際に設置する場合は、遮光カーテンやブラインドを使って日光を遮断しましょう。また、複合機の配置角度を工夫して、直射日光が直接当たらないように工夫することで、ダメージを最小限に抑えられます。
換気が悪い場所
換気が不十分な場所に複合機を設置すると、使用中に「オゾン臭」と呼ばれる独特な臭いを感じることがあります。
最新の複合機ではオゾン臭対策が施されているため、オゾンの排出量は抑えられています。それでも、換気の悪い部屋で長時間使用したり、大量印刷したりすると、臭いが気になることもあります。
これを防ぐためには、定期的に空気を入れ替えられる場所に設置することが大切です。 窓が開けられる場所や換気扇が設置されているエリアに複合機を配置することで、より快適な作業環境を保つことができます。
オフィスの空気が滞りがちな場合は、空気の流れを意識したレイアウトを取り入れるなど、換気を確保する工夫を行いましょう。
他の精密機器の近く
複合機・コピー機を他の精密機器の近くに設置すると、電磁波や振動が悪影響を及ぼす可能性があります。
ただし、複合機の振動や電磁波が他の精密機器に影響を与えるケースは、一般的なオフィス環境では「稀」です。 しかし、機器同士の距離が極端に近い場合や、精密な測定・制御を行う機器が近くにある場合は、干渉のリスクが高まる可能性があるため注意が必要です。
例えば、印刷やコピーの際に発生する微細な振動が、隣接するパソコンやサーバー、モニターなどの精密機器に影響を与え、誤作動や処理速度の低下、データの読み取りエラーを引き起こすことがあります。
複合機を設置する際には、精密機械や電子機器の近くは避けるようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか？
複合機の設置場所は、業務効率の向上や機器の寿命に大きく影響します。本記事では、以下のポイントを中心に解説しました。
・配線がスムーズに行える場所を選ぶことや、使用頻度の高い部署の近くに設置する
・適切な条件を満たすことで、故障リスクを軽減につながる
複合機の設置場所を工夫することで、日々の業務効率をさらに高めることができます。また、複合機は精密機器であるため、運搬には注意が必要です。万が一のトラブルを防ぐためにも、専門業者へ依頼し、設置することをおすすめします。
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