こんにちは！IT解決コラム編集部です。
複合機・コピー機を数年使っていると、機器の状態や性能に不安を感じることはありませんか。
- 文字がかすれたり、写真の色が正しく出ない
- 紙詰まりが良く起こる
- メンテナンスの頻度が増えた
このような症状が続けば、「あと何年くらい使えるんだろう」「そろそろ買い替え時かな」と気になるのではないでしょうか。
この記事では、複合機の寿命について詳しく説明し、寿命が近づいた時のサインや寿命を延ばす方法、さらに買い替え時に確認すべきポイントなどをお伝えしますので、ぜひ参考にしてみてください。
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複合機・コピー機の寿命は何年？
複合機・コピー機の寿命は一般的にどれくらいなのでしょうか？
大まかな寿命を知ることで、適切なメンテナンスや買い替えのタイミングを見極めることができます。ここでは、耐用年数との違いや寿命の目安について解説します。
耐用年数と寿命の違い
複合機・コピー機の寿命を調べていると、よく「耐用年数」という言葉を目にします。では、耐用年数とは一体何なのでしょうか。
耐用年数と寿命は、似ているようで実は異なる概念です。それぞれの違いについて説明します。
「法定耐用年数」とは？
複合機・コピー機の耐用年数とは、「減価償却資産として税法上で定められた使用可能な期間」のことです。この期間は、あくまでも「法定上の使用可能期間」なので、実際の機器の寿命とは異なります。
機械は使用頻度や環境によって耐用年数が変わってくるため、使用期間を正確に見積ることが非常に困難です。そのため、税法で減価償却資産を分類し、大まかな耐用年数を定めています。
ちなみに、複合機・コピー機の「法定耐用年数は5年」とされています。
複合機の耐用年数について、詳しくは以下の記事をご覧ください。
関連記事：複合機の耐用年数は何年？減価償却の計算方法をわかりやすく解説！
「寿命」とは？
複合機・コピー機の寿命とは、機器が「実際に使用可能な期間」のことです。
耐用年数が「法定上で定められた使用可能な期間」であるのに対して、寿命は「機器が実際に問題なく使用できる期間」を指しています。
機器の寿命は、耐用年数を過ぎても問題なく使えることもありますが、使用方法や環境によっては、それよりも短い期間で故障してしまうこともあります。
寿命は利用頻度によっても変わる
複合機・コピー機の寿命は、一般的に「導入から5～7年」、「印刷枚数が300万枚」といわれています。しかし、「実際には60万枚程度で寿命がくる」ともいわれているので、300万枚の信ぴょう性については疑問が残るところです。
いずれにせよ、これはあくまで目安に過ぎません。先ほども説明した通り、実際の寿命は、使用状況やメンテナンスの頻度によって大きく変わってきます。頻繁に使用される環境では部品の摩耗が早く進むため、寿命が短くなりやすいですし、適切なメンテナンスを行い、使用頻度が適度であれば10年以上使用できることもあります。
複合機・コピー機の寿命が近づいた時の3つのサイン
複合機・コピー機を長期間使用していると、さまざまな不具合が発生することがあります。こうした不具合が頻発する場合は、買い替えを検討するべきタイミングかもしれません。
ここでは、買い替えを考えるべき3つのサインを紹介します。
1. 印刷不良がよく起こる
複合機・コピー機で印刷不良が頻繁に起こる場合は、買い替えを検討するタイミングのひとつと言えるでしょう。
主な印刷不良には、以下のようなものがあります。
- 文字や画像がかすれる
- 色が不鮮明になる
- 用紙に横筋が入る
- 白紙のまま出てくる
これらの問題は、内部部品、特にトナーカートリッジやドラムユニットの劣化が原因であることが多いです。クリーニングや部品交換をしても改善されない場合は、寿命が近づいているサインと考えらるので、買い替えを検討しましょう。
2. 紙詰まりがよく起こる
頻繁に紙詰まりが起こる場合も、買い替えを検討すべきサインです。
印刷用紙が正しくセットされているのにスムーズに給紙されない場合、給紙ローラーの劣化が原因かもしれません。給紙ローラーは一般的にゴム素材でできており、時間が経つと摩耗して紙をスムーズに送れなくなることがあります。このような場合、クリーニングをして改善されることもありますが、もしローラーの劣化が進んでいるようなら、機器の寿命が近づいている可能性があります。
すでに長期間使用している、今後も頻繁に印刷するような場合は、買い替えを検討してもいいでしょう。
3. 稼働音が大きい・異音がする
複合機・コピー機は、通常、印刷時にある程度の音がします。しかし、音が以前より大きくなったり、「ガガガ」や「ガリガリガリ」「キュルキュルキュル」など、普段とは異なる音が聞こえてきた場合は、機器内部に不具合が発生している可能性があります。
異音の原因としては、以下のようなものが考えられます。
- 給紙ローラーの摩耗
- ヘッドの詰まり
これらの異音は、内部部品の摩耗や劣化によるものが多く、放置すると他の部品にも影響を及ぼす可能性があります。
ヘッドクリーニングを試しても改善されない場合は、買い替えを検討するタイミングかもしれません。
複合機の買い替えは、業務効率化やコスト削減のために大事な選択です。
複合機の寿命は一般的に5年程度と言われていますが、あくまで目安なので、実際の機器の状態やメンテナンスの状況をしっかり確認したうえで、買い替えを検討しましょう！
複合機・コピー機の寿命を延ばす5つのポイント
複合機・コピー機はとても高価なものなので、導入したらできるだけ長く使いたいものです。長期間使えば、それだけコスト削減にも繋がります。
ここでは、複合機・コピー機の寿命を延ばすために見直してほしい5つのポイントを紹介します。
1. 定期的なメンテナンス
複合機・コピー機を長持ちさせるためには、定期的なメンテナンスが欠かせません。機器の内部や外部にはほこりやインクなどの汚れが溜まりやすく、これを放置すると性能が低下したり、機器の寿命を縮めてしまうことがあります。特に、ほこりは火災のリスクを引き起こす可能性があるため、非常に危険です。
汚れやほこりを防ぐためにも、メンテナンスの一環として「定期的なクリーニング」を心がけましょう。クリーニングを行うことで、故障リスクを減らすことができます。
クリーニング対象部位とクリーニング方法
以下に、大まかなクリーニング方法を表にまとめました。
クリーニングを行う際は、必ず電源を切ってから作業してください。
| 部位 | 必要な物 | クリーニング方法 |
|---|---|---|
| 操作パネル | OAクリーナー、柔らかい布 | OAクリーナーを含ませた、柔らかい布で拭き取る |
| フィーダー（原稿送り装置） | 柔らかい布 | 水を含ませて固く絞ったやわらかい布で拭き、その後乾いた布で水気を拭き取る |
| 原稿台（ガラス部） | ガラス清掃用シート | 乾いたガラス清掃用シートで拭き取る |
| 給紙ローラー | 柔らかい布 | 手差しトレイや給紙トレイを開いて、ローラーを回しながらやわらかい布で拭く |
| 原稿送り装置のローラー | 柔らかい布 | 原稿送り装置のカバーを開いて、ローラーを回しながらやわらかい布を使って拭き取る（外しにくい場合は、無理に外さず保守契約業者に連絡する） |
詳しいクリーニング方法は、機器の取扱説明書に従いましょう！
2. 適切な環境に設置する
機器を長持ちさせるためには、適切な設置環境を整えることが大切です。
複合機・コピー機は精密機器であり、設置場所によっては、機器の性能や寿命に大きな影響を与えることがあります。
以下のポイントを押さえて、最適な環境を整えましょう。
① 直射日光を避ける
複合機・コピー機を直射日光が当たる場所に設置すると、内部の温度が上昇し、機器の部品が劣化しやすくなります。できるだけ日光が直接当たらない場所を選びましょう。
一般的に、複合機・コピー機の稼働に適した温度は10℃～32℃の範囲内が推奨されています。
② 湿気の少ない場所を選ぶ
湿気が多い環境だと、印刷用紙が湿って紙詰まりを引き起こすことがあります。クーラーの真下や加湿器の近くは避け、湿気が少ない場所に設置しましょう。
一般的に、複合機・コピー機の稼働に適した湿度は15％～80％の範囲内が推奨されています。
③ ほこりの少ない場所
前述でも説明しましたが、精密機器にとってほこりは大敵です。ほこりが溜まりやすい場所に設置すると、機器内部にほこりが入り込み、回路に蓄積して漏電や感電のリスクが高まります。また、機器の発熱によりほこりが燃えることで、火花や火災を引き起こす可能性もあります。
複合機・コピー機は、できるだけほこりの少ない場所に設置し、定期的に清掃とメンテナンスを行いましょう。
④ 十分なスペースを確保
複合機・コピー機周りに十分なスペースがないと、機器の通気性が悪くなり、熱がこもって故障の原因になることがあります。また、狭い場所では人がぶつかったり、紙の補充やメンテナンスがしづらくなるため、機器の両側には50cm程度、前面には100cm程度のスペースを空けておくのが理想的です。
⑤ 安定した場所に設置
傾斜がある場所や振動が多い場所に設置すると、印刷時に紙詰まりや色ムラが起こりやすくなります。また、機器内部の部品に均等でない負荷がかかり、故障を招く可能性があります。
複合機・コピー機は、できるだけ水平で安定した場所に設置し、振動が少ない場所を選びましょう。
3. 正しい設定で印刷する
複合機やコピー機を長持ちさせるためには、正しい印刷設定をすることが大切です。
メーカーが推奨する印刷用紙を使い、適切な印刷設定を行いましょう。推奨されていない用紙、特に厚さが異なる用紙を使うと、機器に過度な負荷がかかり、故障の原因になります。
また、出力元のPCで用紙設定を変更せずに印刷をすると、機器内部にトナーが残り、汚れが溜まることがあるので注意しましょう。特に、厚紙などの特殊な用紙を使う場合は、印刷前に必ず設定を変更してください。これにより、印字不良やトナーの色ムラを防ぐことができます。
4. 主電源を落とさない
複合機・コピー機の寿命を延ばすためには、主電源を頻繁に切らないことが大切です。省エネのために、使っていないときに電源を切りたくなるかもしれませんが、実はこれが機器に負担をかけ、故障の原因になるといわれています。
実際に確認してみるとわかりますが、主電源スイッチは一般的に正面からは見えづらい位置に配置されています。これはなぜかというと、緊急時以外は基本的には触らないように設計されているためです。
そのため、長時間使わないときでも、主電源を切るのではなく、スリープモードを活用しましょう。これにより、必要なときにすぐに使える状態を保ちながら、電気代も抑えられます。
5. 定期的に印刷する
複合機・コピー機を長持ちさせるには「定期的に印刷する」ことも大切です。使いすぎも劣化を早めますが、逆に使わなすぎても劣化が進んでしまいます。
特に、長期間使用しないと、トナーが乾燥して固まり、印刷不良を引き起こす原因になります。
最低でも1週間に1回は印刷するようにしましょう。
適切なメンテナンスと設置環境で、正しく運用すること大切です。そうすることで、耐用年数を超えても、安定した状態で複合機を使用することができるでしょう！
複合機・コピー機の買い替え時に確認すべき4つのポイント
複合機・コピー機の寿命が近いと感じたら、買い替えを検討しましょう。
ここでは、買い替え時に事前に確認すべきポイントを解説します。
1. リース契約の満了時期を調べる
複合機・コピー機の買い替えを検討する際、リース契約満了のタイミングがひとつの目安になります。
多くの企業では、リース契約で複合機を導入しており、リース期間は通常5〜7年です。機器の寿命からみても、リース契約が満了するタイミングで新しい機器に買い替えるのが一般的です。
もし何らかの理由で、リース契約の途中で解約した場合、残債が発生するため、特別な理由がない限り契約途中での買い替えは避けましょう。
事前にリース契約の満了時期を把握したうえで買い替え時期を検討しましょう。
関連記事：複合機リースのからくりとは？リース契約で損をしないためのポイントを解説！
関連記事：【実はもっと安くなる】コピー機・複合機のリース料金の相場/選び方/おすすめメーカーは？
2. サイズを確認する
導入を検討している複合機が、今使っているものよりも大きくなる場合、設置スペースや搬入経路に問題がないかを事前に確認しておきましょう。
印刷できる用紙サイズによっても複合機のサイズは異なります。例えば、A4対応の複合機からA3対応のものに切り替えた場合、機器のサイズは一回り大きくなります。そのため、オフィスの広さによっては機器が設置できないことも考えられます。
新しい複合機を導入する前は、事前に十分なスペースが確保できるか確認しておきましょう。
関連記事：【コピー機・複合機のサイズ】大きさや重さ、オフィスに合う選び方やおすすめを解説
3. スペックを確認する
新しい複合機のスペックが、自社の業務に合うかどうかを事前にチェックしておきましょう。
複合機は年々進化しており、クラウド連携やOCR、ICカードリーダー、フィニッシャーなど、業務効率化に役立つ機能やオプションが搭載されています。
自社にとって本当に必要な機能であれば、生産性が大きく向上するでしょう。しかし、逆に機能が多すぎるとオーバースペックとなり、使いこなせない場合もあるので、自社の業務にマッチしたスペックを選ぶようにしましょう。
4. 保守契約の内容を確認する
最後に、保守契約の内容も忘れずに確認しておきましょう。複合機の保守契約が自社のニーズに合っているかを再確認し、必要に応じて見直すことが大切です。保守契約は、機器の入れ替え時にしか変更できないため、このタイミングが見直しの絶好の機会です。
保守契約を確認する際のポイントは以下の通りです。
- カウンター料金：印刷枚数に応じた料金が適正か
- メンテナンス範囲：トラブル時の対応範囲や対応スピードが十分か
- 契約期間：契約期間が長すぎて、柔軟性に欠けないか
- 付帯サービス：トナー補充や部品交換などのサービス内容が含まれているか
例えば、カウンター料金やメンテナンス費用を見直すことで、ランニングコストを削減できるかもしれません。自社の業務に適したメンテナンス体制や契約条件を再確認し、最適な保守契約を選びましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。
今回は、複合機の寿命や、寿命を延ばす方法、買い替え時に確認すべきポイントなどをご紹介しました。
複合機・コピー機の寿命は、一般的に5〜7年で、使用状況やメンテナンスによって異なります。印刷頻度が高いと寿命が短くなることもあり、反対に適切にメンテナンスを行えば10年以上使えることもあります。
買い替え時期を見極めるためには、おもに以下のような点に注意しましょう。
- 印刷不良が頻繁に発生する
- 紙詰まりがよく起こる
- 稼働音が異常に大きくなる
- メンテナンス頻度が増えてきた
これらの症状が現れた場合は、機器の入れ替えを検討するタイミングです。
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